Добавлено в закладки: 0
Рассмотрим более подробно, как должна быть оформлена доверенность . Ведь при оформлении доверенности важно не просто составить ее по образцу, но и выполнить все последующие действия: заверения у нотариуса, подтверждение свидетелей и так далее. К тому же необходимо учитывать срок доверенности и множество других индивидуальных факторов при написании текста доверенности и соответственно принимать дальнейшие юридические действия.
Алгоритм, как должна быть оформлена доверенность
На многих предприятиях проводится учет доверенностей в информационной автоматизированной системе. Если на предприятии проводится такой автоматизированный учет, то необходимо зафиксировать в приказе ответственных за его ведение.
Основание для регистрации в автоматизированной системе – доверенность, которая подписана руководителем предприятия.
Обычно при применении автоматизированной системы учета доверенностей номер присваивают автоматически. При этом можно расширить регистрационные сведения, добавив туда :
- место жительства представителя, паспортные данные;
- должность и Ф.И.О. подписавшего доверенность (начальника уполномоченного лица или организации);
- название ответственного подразделения;
- реквизиты служебной записки (запрос о подготовке доверенности) с указанием, кто служебную записку (запрос) подписал .
Доступ к автоматизированной системе, как правило, имеют все начальники предприятия. Данная система дает возможность группировать по доверенностям информацию по различным запросам, что работу с доверенностями делает более удобной.
Срок хранения Журнала выдачи и учета доверенностей – 5 лет (ст. 193 Списка стандартных управленческих документов, которые образуются в работе организаций, с указанием времени хранения, 2000 год).
Если документооборот проводится лишь в бумажном виде, то не возникает вопросов по ведению журналов, в том числе. об отражении факта выдачи доверенности в них подписью получателя. А как быть, когда журналы регистрации доверенностей ведут в электронном виде? В таком случае в номенклатуре дел необходимо указать, что документ сберегается в электронном виде. А вот факт передачи доверенности зафиксировать уполномоченному лицу можно так: из системы электронного учета доверенностей распечатывают регистрационную карточку доверенности, которая будет уже содержать полную информацию о выданной доверенности, в том числе реквизит «отметка о передаче уполномоченному лицу доверенности под подпись», при всем этом не потребуется эту карточку заполнять вручную. На данной распечатке получатель доверенности распишется. Все карточки, которые распечатаны, с оригинальными подписями возможно в отдельное дело формировать, его срок хранения будет совпадать с временем хранения Журнала выдачи и учета доверенностей.
Обязанности по образованию регистрационного дела возлагают на тех же ответственных лиц, что проводят регистрацию доверенностей. Дело формируют из ксерокопий доверенностей, которые выданы в период календарного года, то есть с 1 января по 31 декабря данного года. К ксерокопии доверенности подшивают и служебную записку (запрос о выдаче доверенности), если имела место таковая. При аннулировании доверенности на ксерокопии делают отметку, к примеру, «Доверенность отозвана приказом предприятия от 03.03.2010 № 45-о/д». К копии также подшивают оригинал прекращенной доверенности, которая возвращена уполномоченным лицом. Срок хранения дела – 5 лет,.
Необходимо обратить внимание на то, что Список стандартных управленческих документов (2000 года) для определенных доверенностей (их возвращенных оригиналов и копий) устанавливает более продолжительные сроки хранения. Так, статья 5 утверждает, что необходимо постоянно хранить протоколы заседаний и прочие документы к ним (в том числе, доверенности), если они документируют заседания исполнительных коллегиальных , ревизионных/контрольных , экспертных/научных/консультативных/методических органов организации, собрания трудовых коллективов организации, совещания у руководителя организации, общие собрания пайщиков/акционеров.
Скачать алгоритм, как должна быть оформлена доверенность
Загрузка...
