Дополнительное соглашение при смене фамилии

Добавлено в закладки: 0

Законодательство устанавливает определенные нормы, в рамках которых должны действовать как отдельные граждане, так и кадровые отделы.

В основном смена фамилии оказывает влияние на данные, которые внесены о человеке как о работнике в отдел кадров той или иной компании, либо предприятия, где работник состоит на службе. Недостающие данные или измененные необходимо вносить в сам договор о трудоустройстве. Для того чтобы гражданин действовал в согласии с законом, предусмотрен специальный документ – дополнительное соглашение о смене фамилии.

Этот документ является дополнением к уже существующему договору и помогает законным путем продолжить сотрудничество отдельного гражданина с организацией, при этом сохраняя в порядке все его документы.

Причины смены фамилии и порядок внесения изменений

Причины, по которым граждане меняют свою фамилию, бывают самыми разными. Чаще всего конечно причиной тому служит вступление в брак, после чего супруга, а иногда и супруг берут фамилию своего спутника жизни.

Реже встречаются случаи когда человеку не нравится его фамилия и он решает сменить ее на ту, которая по его мнению лучше звучит. Как бы там ни было, любые изменения нельзя оставлять без внимания, поскольку в противном случае его сотрудничество нельзя будет подтвердить документально, что не сможет иметь законного основания.

Корректировка изменений происходит в определенном порядке. Для того, чтобы начать процесс внесения корректировки сотрудник должен иметь необходимые документы, после чего он сможет лично обратиться в соответствующие органы. Уполномоченный работник поможет гражданину составить заявление, в котором он сможет выразить свою просьбу об изменении персональных данных во всей документации.

Гражданин, поменявший фамилию и получивший новый паспорт обязательно должен предоставить следующие документы:

• заявление с личной просьбой;
• новый паспорт с новой фамилией;
• любой документ, имеющий силу доказать причину изменения фамилии. Например, это может быть свидетельство о браке.

Для составления заявления есть некоторые правила. Оно составляется в достаточно свободной форме и от руки заявителя. Важно указать адресанта, то есть руководителя организации, которому направляется заявление с просьбой. Относительно руководителя нужно отметить занимаемую им должность и название компании, после чего заявитель указывает свои личные данные. Внося информацию о себе, заявитель должен отметить занимаемую им должность и свои инициалы, с новой фамилией. После этого, заявитель пишет текст своего прошения. Важно отметить следующие важные моменты:

• дата, с момента наступления которой данные изменения должны вступить в силу;
• все документы, которые могут засвидетельствовать об проделанных изменений;
• приложения.

К приложениям относятся следующие бумаги:

• копия удостоверения личности;
• паспорт с ксероксом всех страниц;
• свидетельство о заключении брака;
• документ о принятии фамилии супруга.

Данные бумаги должны быть полностью описаны в дополнительном соглашении о смене фамилии. В самом конце документа проставляется дата и подпись, а также прописывается фамилия.

Оригиналы документации заявитель должен иметь в наличии и передать инспектору в отдел кадров, или другой орган, где уполномоченное лицо сможет провести необходимые процедуры. Должностное лицо обязано проставить печати и заверить, что копии верны оригиналу. После этого, дополнительное соглашение получает порядковый номер и регистрируется. Процесс проводится таким образом, если само предприятие использует систему по учету кадровых бумаг.

Независимо от того, имеет ли соглашение порядковый номер или нет, оно представляет собой основание или доказательство того, что вся документация работника может быть изменена в соответствии с последними изменениями. После того как документ был составлен, он переводится на хранение в папку с личным делом сотрудника.

Свидетельство пенсионного фонда

Кроме того, что по причине изменений в документах сотрудника составляется дополнительное соглашение к договору, изменения также касаются и начисления денежных средств в пенсионный фонд. Именно поэтому важно составить особый бланк, для внесения изменений в свидетельство пенсионного фонда. Данный документ должен соответствовать определенным нормам в согласии с законодательством. В данном бланке содержаться следующие личные данные работника:

• личный номер по страховке;
• и прежние и новые фамилии, имя и отчество;
• пол гражданина;
• дата и место рождения;
• адрес прописки и адрес места проживания по факту;
• контактные данные, номера телефонов;
• серия паспорта и кем он был выдан;
• гражданство должностного лица;
• в бланке проставляется дата по факту составления и подпись.

Хотя при составлении данных бумаг не требуется много времени, важно обратить внимание на предельную сосредоточенность, ведь на основании заявления будет делаться приказ о внесении и вступлении в силу тех или иных изменений.

Составление приказа о принятии и вступлении в силу изменений составляет уполномоченное должностное лицо из отдела кадров. Если речь идет о крупном предприятии, то там обычно такими вопросами занимается инспектор кадрового отдела. Однако зачастую эту же работу может выполнять бухгалтер или же секретарь. Форма приказа составляется в свободном изложении. Обязательно указываются следующие данные:

• название организации;
• номер приказа;
• число, которым составляется приказ;
• фамилия, имя и отчество сотрудника, от которого было принято заявление;
• наименование организации;
• новые данные, которые подлежат внесению корректировок.

Изменения персональных данных должны вступить в силу в течение четырех или пяти дней. В содержании приказа обязательно должны содержаться сведения о том, что выдвигается решение по факту составления дополнительного соглашения о смени фамилии определенного служащего и то, что данные корректировки должны быть внесены в его трудовую книжку или в личную карточку.

Также, пользуясь случаем, можно внести изменения в табель, лицевой счет сотрудника или в график отпуска если это необходимо. К тому же, руководство предприятия или организации может решить оформить документы для замены банковской карты работника, его полиса или же медицинского страхования. После предпринятых изменений вся документация будет отражать суть предпринятых изменений. Руководство при составлении приказа должно указать уполномоченное лицо, которое будет заниматься данным процессом. В приказе обязательно нужно указать должность руководителя и сам приказ должен быть заверен его подписью.

Форма составления дополнительного соглашения о смене фамилии

После того как служащий подал заявление на смену фамилии в документации, а руководство издало приказ об утверждении данного решения, дело остается за составлением дополнительного соглашения.

Основные требования для составления документа:

• важно указать номер договора, к которому составляется дополнительное соглашение;
• проставляется текущая дата, которой соглашение будет утверждено;
• указать адрес и учреждение, где оформляется и заключается дополнительное соглашение;
• в свободной форме излагается содержание соглашения сторон.

Общее содержание документа должно содержать пункт из трудового договора, однако в нем уже должны быть прописаны новые имя, фамилия и отчество сотрудника. Новые данные паспорта, его серия должны быть изменены, и под ними проставлены подписи обеих сторон соглашения.

Кроме этого важно отметить, что дополнительное соглашение о смене фамилии должно быть составлено сразу в двух экземплярах, после чего каждая из сторон получает на хранение свой собственный экземпляр. Дополнительное соглашение о смене фамилии получает свой собственный порядковый номер. То какой номер будет присвоен этому документу зависит от того, каким он является по счету дополнением к основному документу, в данном случае – трудовому договору.

Когда отдел кадров получает заявление от сотрудника, он обязуется в самые короткие сроки ввести все изменения в документацию данного сотрудника. Для этого важно поднять все бумаги, где фигурирует фамилия работника, и поменять в них личные данные определенного сотрудника. Благодаря таким действиям исключаются все возможные путаницы, а любые операции смогут иметь законное основание, что позволит ни о чем не переживать в случае проверок. Поэтому, даже если прежнего сотрудника отдела кадров сменит новый работник, то он без труда сможет свободно ориентироваться в документации и делах работников компании или предприятия. Все это будет возможным благодаря упорядоченному ведению документации.

Особенности заключения дополнительного соглашения о смене фамилии

Заключая дополнительное соглашение важно помнить о некоторых обязательных особенностях и учитывать их. Например:

• все пункты, которые будут входить в состав соглашения не должны никаким образом противоречить законодательным нормам;
• условия соглашения не должны негативно отражаться на самом работнике;
• важно получить согласие от лица самого служащего по поводу заключения дополнения к уже существующему и заключенному с ним договору.

Если в ходе заключения дополнительного соглашения были допущены какие-либо ошибки или нарушения, то в таком случае дополнительное соглашение не сможет иметь законной силы, и будет признано недействительным. Такое положение вещей предусматривает законодательство РФ.

Бывают ситуации, когда сотрудника без причины могут принуждать подписать составленное без его согласия дополнительное соглашение. В таких случаях работник имеет полное законное основание обратиться за помощью и защитой в трудовую инспекцию или в суд, по причине того, что его работодатель превышает свои полномочия по отношению к служащему.

Суд имеет гораздо больше прав и полномочий чем трудовая инспекция и поэтому последствия для работодателя – правонарушителя будут гораздо более серьезными. Поэтому в ходе судебного разбирательства к нарушителю помимо административной ответственности может быть применено и уголовное наказание.

Для защиты и возможности избежать нарушений прав, работник может обратиться за помощью к высококвалифицированному специалисту, который сможет рассказать больше о правах и обязанностях сторон в решении данного вопроса.

Когда заключается дополнительное соглашение

Смена Фамилии является не единственной причиной, когда может потребоваться заключение дополнительного соглашения к трудовому договору работника. К самым частым причинам можно отнести следующие:

• дополнение или изменение пунктов договора (как в случае с изменением фамилии сотрудника);
• полное упразднение отдельных пунктов или разделов договора;
• изменение действующих в нынешнее время разделов трудового соглашения с работником.

В некоторых ситуациях может потребоваться расширение списка тех обязанностей, которые выполняет сотрудник или вовсе смену его деятельности. В таком случае данные изменения тоже вносятся и присоединяются к договору с помощью дополнительного соглашения.

Некоторые работодатели считают, что можно уволить и затем нанять сотрудника на работу, однако этот вариант нельзя назвать удовлетворительным. Принятие и увольнение связано с составлением огромного количества документации, юридических моментов и других затяжных процессов.

Специальное дополнительное соглашение упрощает процесс и упраздняет все сопутствующие ему хлопоты. Это действенно как при составлении дополнительного соглашения по причине смены фамилии, так и по другим причинам.

Внесенные изменения подразумевают и определенные перемены в окладе труда рабочего. Эти сведения также отображаются в новом соглашении.

Широко применяется еще один вид соглашение именуемый соглашением об изменении сферы ответственности. Данный вид соглашения позволяет сократить обязанности сотрудника или перенаправить его на выполнение других работ.

Вполне возможно что сотрудник может одновременно менять например, фамилию, а руководство может посчитать нужным воспользоваться моментом составления дополнительного соглашения и выдать распоряжение об изменениях объема заработной платы.

Независимо от того уменьшается или же увеличивается объем начисляемых средств, важно зафиксировать все происходящие изменения, в документации. Поэтому, руководство может попросить работника составить сразу несколько дополнительных соглашений.

В основном все дополнительные соглашения имеют свободную форму, однако важно помнить о соблюдении законодательных норм.

Сотрудник отдела кадров должен быть хорошо ознакомлен с образцом каждого из дополнительных соглашений и оказать практическую помощь в составлении данного документа, каждому из сотрудников, нуждающихся в его помощи.

Следуя установленным правилам, можно будет избежать множества как более, так и менее серьезных ошибок и вытекающим из них серьезных последствий или санкций.

Образец дополнительного соглашения при смене фамилии

Скачать образец дополнительного соглашения при смене фамилии в формате .doc