Документирование

Добавлено в закладки: 0

 Что такое документирование? Описание и определение термина

Документирование  – это процесс сохранения какой-либо информации на различные носители по установленной форме и правилам при помощи записи.

Документируются, к примеру, хозяйственные операции, управленческая деятельность,  организация. При документировании хозяйственных операций определяется тип первичных документов, их содержание, срок и форма собираемых документов, исполнители. Допустим, при документировании управленческой деятельности, отмечается и точным образом собирается информация, которая потребуется для проведения управления. Используются рукописные и печатные документы, или диски, карты и другие варианты. Потребность в фиксации информацию появилась у людей очень давно. К настоящему времени сохранились так называемые «документы» различных эпох, написанные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах. Варианты написания информации также были разными: рисунок, графика, письмо. Сегодня в управленческой практике применяют главным образом документы, написанные каким-либо видом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с применением графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеоза­писи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и других носителях.) Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина —документоведение.

Документирование – это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.
Рассмотрим более детально, что значит термин документирование.

Значение документирования

В древности техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В современной жизни документирование в аппарате управления может составляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с применением соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты). В настоящее время в управленческой практике удобным способом документирования служит машинописная или компьютерная печать. Всё же ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, составляются обычно рукописным способом. Во многих случаях документирование должно обязательным, и оно предписывается законами и актами государственного управления.

Пояснение термина документирование. Документирование – это записанная информация с использованием разных носителей, с применением законных прав.

Правила документирования всегда устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией.

Документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация проходит обработку при помощи электронно-вычислительных машин, кодируется, то есть представляется в той или иной стандартной форме. Причём одна и та же информация может быть закодированы в различных формах и, наоборот, разные сведения могут быть представлены в достаточно похожей форме. Исторически первым способом документирования был начертательный способ закрепления и передачи информации – начертательное письмо, это письмо с применением графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации передачи звуковой информации.

Виды документов

Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа)

• Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

• Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

• Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

• Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

• Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.

• Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

• Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

• Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

• Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

• Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

• Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

Мы коротко рассмотрели термин документирование, постарались  раскрыть его суть и значение.

Оставляйте свои комментарии или дополнения к материалу.