Сохраните, что значит этот термин в соц. сетях, чтобы не потерять, проголосуйте
7 2

Документооборот

Добавлено в закладки: 0

Что такое документооборот? Описание и определение понятия.

Документооборот 2 Документооборот – это 1) передвижение в организации всех документов с даты их создания (получения) до сдачи в дело, отправки, полного выполнения; 2) суммарное число внутренних, исходящих и входящих документов организации за некий период времени. Документооборот делится на централизованный и уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот  включается вся документация, подлежащая централизованной регистрации. В документооборот уровня структурного подразделения включены документы, учитываемые только в структурных подразделениях.

Документооборо́т является деятельностью по организации передвижения документов на предприятии от момента их получения или создания до окончания выполнения: направления в архив или отправки из организации.

Документооборот — это передвижение документов с момента их получения или создания до окончания выполнения, сдачи или отправки в дело. Различают три главных потока документации:

  1. документы, которые создаются в организации и используются в управленческом процессе работниками организации (внутренние);
  2. документы, которые отправляются в другие организации (исходящие);
  3. документы, которые поступают из других организаций (входящие).

Документы, которые поступают в организацию, проходят:

  1. передачу на исполнение;
  2. предварительное рассмотрение;
  3. первичную обработку;
  4. рассмотрение руководством;
  5. регистрацию.

Документооборот бухгалтерских документов

В бухгалтерском учёте есть пять главных этапов документооборотадокументооборот 3:

  1. Передача документа в бухгалтерию;
  2. Составление документа в момент выполнения хозяйственной операции;
  3. Обработка документов в бухгалтерии, которая в себя включает:
    1. контировку (указание корреспонденции счетов в первичном документе);
    2. группировку;
    3. таксировку (расчёт стоимости хозяйственной операции).
  4. Проверка принятых бухгалтером документов по содержанию, по форме, арифметическая проверка;
  5. Сдача на хранение документов в архив.

Электронный документооборот

В отдельных организациях вводят систему электронной обработки документов и обмена документами меж внешними получателями (подразделениями).

ДокументооборотДля организации на сервере организации электронного документооборота создают базу данных, где хранят все созданные документы. Доступ к базе данных производится через браузер (обычно, разработчик созданного интерфейса определяет поддержку браузера). Возможен доступ как через интернет (внешний), так и по локальной сети (внутренней).

Документы загружаются или сохраняются в определённые выделенные папки организации. Папки распределяются соответственно с иерархической структурой подразделения организации.

Модифицировать, создавать, удалять созданные документы может лицо, которое наделено соответствующими правами.

Рассмотрим, более детально, что значит документооборот.

Организация работы с документами — это организация документооборота, использования и хранения документов в нынешней деятельности учреждения.

Из определения очевидно, что одна из составляющих организации работы с документами – это документооборот.

Организация документооборота

Движение документов в организации с момента их получения или создания до окончания выполнения или отправления считается документооборот.

Организация передвижения документов — важная часть процесса делопроизводства. Документооборот необходимо организовать так, чтобы путь передвижения каждого документа был самым коротким, маршрут — прямым, время прохождения — наименьшим. Основное правило организации документооборота заключено в оперативном передвижении документов по самому краткому пути с наименьшими затратами труда и времени.

Организацию документооборота необходимо направить на то, чтобы:

  • Уменьшить пути прохождения документа. Лишь деловая необходимость может влиять на его передвижение. Для этого нужно продумать тщательно путь прохождения.
  • Установить наибольшее единообразие в последовательности обработки и прохождения конкретных типов документов. Исполнить данное условие можно при помощи разработки схем прохождения конкретных типов документов.
  • Исключить возвратное передвижение документов (в особенности при внутреннем и внешнем согласовании, регистрации и доставке).
  • Активно применять средства оргтехники и самых новых информационных технологий при передаче документов.

Исполнение названных условий дает возможность достигнуть:

  • прямоточности направлять документопотоки, то есть исключения дублирующих действий при обработке и подготовке документов;
  • ритмичности, то есть равномерного поступления документов и пропорциональной загруженности работников организации.

Учет объема документооборота

Объем документооборота выражают общим числом документов, которые поступили в организацию и созданы ею за другой период.

Под объемом документооборота подразумевается число подлинных экземпляров внутренних, входящих, исходящих документов и обращений граждан за конкретный период. При подсчете объема документооборота также считают копии документов, которые изготовлены при помощи разных технических средств. Но их отдельно считают от подлинных документов. Итоги подсчета оформляют в виде сводки, справки данных об объеме документооборота. Их формы разрабатывает организация. К примеру:

В организации можно установить любую периодичность подсчета документооборота: ежемесячная, еженедельная, ежегодная, ежеквартальная. Может производиться как качественный, так и количественный анализ документооборота.

Итоги, которые получены при подсчете объема документооборота, применяются при определении штатной численности и структуры делопроизводственной службы для анализа загруженности отдельных исполнителей и структурных подразделений.

Мы коротко рассмотрели документооборот, его организацию и учет объема. Оставляйте свои комментарии или дополнения к материалу.



Нет комментариев и отзывов для “Документооборот”

К сожалению, еще никто не комментировал данную статью, Ваш отзыв будет первым!

Ваш отзыв очень важен для нас.





Нажимая на кнопку "Опубликовать", вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.

Авторизация
*
*
Войти с помощью: 

пятнадцать + 1 =

Регистрация
*
*
*
Войти с помощью: 
Генерация пароля

четыре + 1 =