Составление письма-претензии по задолженности

Добавлено в закладки: 0

Некоторое недопонимание или конфликтная ситуация могут возникать в процессе деловых отношений – это нормальный ход событий. Но иногда проблемы буквально зашкаливают. Некоторые люди видят единственный возможный выход из затруднительной ситуации – обращение в суд. Однако существует и более спокойный и цивилизованный  способ выяснить отношения – написать претензию о взыскании задолженности. Письмо претензия по дебиторской задолженности является способом разрешения вопросов о долгах, которые часто имеют место в предпринимательской деятельности.

Что такое письмо-претензия

По своей сути, это обращение человека в письменной форме к другому лицу. В тексте письма указывается претензия – некая причина, которая, по мнению составителя, нарушает его личностные права. Письмо претензия может быть адресовано:

• деловому партнеру;
• фирме или иной организации;
• должнику.

Причиной написания претензионного письма может быть фактическое недовольство выполненной работой или разногласия с деловыми партнерами, которые наносит вред предприятию. Получение такого письма является для адресата сигналом, что последующие шаги могут быть более суровыми. Чаще всего – обращением в суд или в другие вышестоящие инстанции, которые вправе разрешить возникший спор.

Упоминание о возможности составления претензии может содержаться в договорах, составляемых предпринимателями, например, при заключении сделок по поставкам товара. Претензионные письма можно направить в компании, предоставляющие какие – либо услуги (в подобных письмах можно указать на возникшие трудности или неполадки, попросить об устранении брака при строительстве и многое другое, что расценивается человеком, как возможное нарушение его прав).

Как правильно составить претензионное письмо?

Перед тем как составлять обращение, лучше всего посмотреть на образец письма претензии о задолженности в том числе, чтобы в дальнейшем не испытывать проблем с оформлением. От правильности содержания и формы подачи зависит во многом исход спорного вопроса. Обязательным условием является написание:

• полного ФИО отправителя;
• указание даты;
• название организации, отправившей письмо с юридическим адресом;
• ФИО получателя, его адрес, а если претензия оформляется на адрес фирмы, то необходимо указать ее адрес и ФИО главы;
• подробно расписать причину возникновения претензии, указать нарушения и подкрепить свое недовольство ссылками на законы, которые были нарушены получателем претензионного письма;
• в тексте претензии необходимо изложить не только свое видение ситуации, но и указать на последствия в случае невыполнения требований по устранению нарушений;
• в случае с долгами необходимо подробно написать, кому и сколько задолжал получатель, предоставить бланк для возможности уплаты взыскания;
• в самом конце письма – претензии следует поставить печать, подпись и дату составления.

Важно помнить, что претензия может быть оформлена как в виде рукописного текста, так и в виде напечатанного, что считается более удобным для прочтения и может уменьшить недопонимание сторон.

Нюансы

Письмо-претензия может быть направлено в различные организации и по самым разнообразным причинам. Поэтому выделяют некоторые нюансы в процессе составления подобных посланий, которые должны неукоснительно соблюдаться сторонами.

Письмо претензия о взыскании долга должно содержать кроме суммы долга еще и сведения по процентам или пени, если они имели место быть, полную сумму к погашению, дату к которой платеж должен быть произведен и возможные последствия за неуплату долга.

Лучше всего приложить к письму, или включить в текст претензии, подробный расчет, чтобы получателю было максимально понятно, откуда взялась итоговая сумма, которою он обязан заплатить.

Ответное письмо

Очень важно отвечать на полученную претензию. Это считается тоном приличия в деловом мире и оберегает получателя от возможных более серьезных последствий. Если на письмо ответа не последует, то сторона, отправившая его, может расценить бездействие как сигнал к принятию более серьезных мер, что может повлечь за собой проблемы и они будут касаться должника. В ответном письме нужно указать:

• дату получения претензии;
• подробно изложить причину задержки с уплатой денежных средств, если речь идет о взыскании задолженности.
•  изложить свою точку зрения по вопросу, вызвавшему проблемную ситуацию.

В случае согласия с содержанием письма необходимо также указать сроки устранения задолженности, а также сроки, в которые оплата в полном объеме будет произведена.

Правила

Существует ряд правил, которые должны знать все без исключения, вне зависимости от того частные интересы они представляют или действуют от имени организации или иной структуры. Выделяют главные правила:

• текст письма-претензии должен быть максимально ясным и понятным всем сторонам конфликтной ситуации;
• содержать определенное, четко сформулированное требование об устранении нарушения не допускает витиеватость или размытость требований и формулировок;
• по правилам делового этикета и документооборота в этом вопросе, на ответ отводится не более 10 дней с момента получения претензии в руки адресата;
• в письме должны быть указаны полные и подробные реквизиты сторон и достоверная  контактная информация.

Кроме того, к претензионным письмам необходимо приложить копии документов, которые могут послужить доказательствами того, что предъявляющий претензии человек или компания права. Нужно помнить, что оставить письмо –  претензию проще, чем, последующее за ним исковое заявление. Однако это не позволяет допущения легкомысленных действий, так как речь идет о деловом документе, позволяющим восстановить справедливость.