Проведение инвентаризации кредиторской и дебиторской задолженности

Добавлено в закладки: 0

Инвентаризация взаиморасчетов компаний должна проходить ежегодно, не реже одного раза. Перед проведением запланированного мероприятия, руководством организации издается приказ, в котором указываются сроки переучета, объекты учета и состав членов комиссии (п.№12 Инструкции №180).

Отчетность и переучет

Итоговый годовой учет обязательно проводят не ранее начала декабря (указание в п.№7 Инструкции №180), где непосредственно определяется цифра непогашенной, по состоянию на 01 ноября, кредиторской задолженности. В нее обязательно включаются суммы с уже истекшим сроком исковой давности и составляются акты сверки взаиморасчетов с текущими клиентами (п.№63 Инструкции №180).

Инвентаризация призвана проверить обоснованность цифр задолженностей, как самой организации, так и контрагентов, указанных в бухгалтерской отчетности, которые числятся на бухгалтерских счетах. Производится проверка наличия соответствующих документальных подтверждений, на основании которых проводится начисление и списание указанных в отчете сумм (п.№62 Инструкции №180).

По мере продвижения переучета, при помощи актов сверки высланных организациям-клиентам, бухгалтерия сверяет взаиморасчеты. К самому шаблону акта сверки законы не предъявляют чрезмерных требований, поскольку он не числится первичным документом, а потому сам документ может быть составлен в любой форме.

В актах сверки при переучете негласно принято проставлять сальдо взаиморасчетов, заверенное личными подписями исключительно главбухов либо уполномоченных правом подписи соответствующих документов лиц. В ситуациях планирования проведения взыскания задолженности с помощью судебного разбирательства, бланк акта сверки подлежит обязательному заполнению, а именно в него должны быть включены номер и дата нарушенного договора, его суть (услуги или товар с указанием цены предоставленных услуг) и первичные учетные документы, по которым образовался долг.

Подпись имеют право проставлять только руководители либо наделенные ими правом заверения особами всех заинтересованных сторон (Разъяснение Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 06.05.2009 №02-43/1066 «О судебном приказе» (далее – Разъяснение №02-43/1066)).

Правила оформления итогов инвентаризации

При оформлении итогов переучета формируется акт инвентаризации взаиморасчетов с клиентами-контрагентами, используя при этом форму №14-инв. Он является актом инвентаризации кредиторской задолженности. Этому документу сопутствует справка, соответствующая приложению к указанной форме №14-инв.

Во время составления справки к акту и№14-инв в пунктах с №4 по №6 обязательно проставляется дата, с которой начал числиться образовавшийся долг с обязательным указанием точной цифры, отображенной в бухучете. В пунктах под номерами, соответствующих цифрам 3 и 4, проставляются сведения об итогах сверки взаиморасчетов с клиентами (как согласованная – та, которую подтвердили по итогам процесса сверки, так и несогласованная суммы долга по итогам обработки вышеупомянутых документов сверки).

При условии подписания акта сверяемых цифр без каких-либо претензий, сумму долга по акту надо поставить в строку №3, если есть задолженность, которая подтверждена лишь частично, то цифра, подтвержденная клиентом, проставляется в соответствующем пункте №3, а не согласованная – в пункт №4. Когда контрагент не подписал весь акт, указанная в нем цифра вписывается в отведенный для этих случаев пункт №4.

Учитывая моменты, когда клиенты по каким-либо причинам не успевают вовремя подтвердить соответствующий документ сверки, акты направляются заказной почтой с уведомлением, что при условии невозврата в указанную дату согласованного адресатом акта сверки, сумма долга, оговоренная в отосланном документе, станет числиться верной, и тогда эта цифра заносится в пункт №3 акта итогов инвентаризации.

Подобный случай только неявно подтверждает существования долга у клиента и факта признания им этой ситуации, и при возникновении судебного разбирательства, вышеуказанный факт учитываться ни в коем случае не станет. Главной из функций переучета взаиморасчетов является списание долгов с истекшими сроками давности. К  списанию подлежит недоступная для взыскания дебиторская задолженность.

Долгом этого вида признается задолженность уже аннулированных на дату сверки юрлиц, а также индивидуальных предпринимателей, ныне завершивших занятие своей деятельностью, о которых существует регистрация записи в Едином государственном реестре. Суммы долгов с истекшими сроками исковой давности отображаются в пункте №5 акта инвентаризации.

Например:

По данным ТТН-13 № 123123 от 13.02.2012 клиенту ООО «Лидер-Ат» произведена отгрузка товара на 147258 руб. Согласно договору, платеж должен был поступить сроком в 20 банковских дней начиная с даты выгрузки. На момент переучета и сверки долг не погашен. В пункте №4 указана дата 13.02.2012.

Исходя из ситуации, срок погашения долга истек 14.03.2012, то есть обязательство числится уже просроченным. Клиенту был направлен заказным письмом документ сверки, однако в упомянутые сроки акт с согласованием или опровержением не был отправлен. Долг, как подтвержденный, указывается в пункте №3 акта фиксирования инвентаризации. С 15.03.2012 начнется отсчет срока исковой давности. Поскольку при процедуре переучета срок исковой давности числится не истекшим, то эта цифра в пункте №5 не фиксируется.