Информационная справка о наличии в базе данных имеющихся материалов

Добавлено в закладки: 0

На помощника судьи согласно статье 58 АПК РФ возлагаются обязанности по оказанию помощи судье в подготовке и организации судебного процесса. Поэтому помощник судьи в соответствии с законом, Положением о помощнике судьи арбитражного суда, утвержденным 04.12.2002, и данной Инструкцией может исполнять функции по ведению делопроизводства, непосредственно связанные с совершением процессуальных действий.

Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для работников суда, которые несут ответственность за соблюдение ее требований, сохранность служебных документов и разглашение содержащейся в них информации.

Документационное обеспечение делопроизводства, контроль за соблюдением в судебных составах и других подразделениях суда требований настоящей Инструкции, методическое обеспечение работы с документами возлагаются на начальника отдела делопроизводства суда.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в судебных составах и подразделениях суда, обеспечение контроля за соблюдением установленных правил работы с судебными делами и документами несут руководители судебных составов и подразделений.

Ведение делопроизводства в судебных составах осуществляется секретарями судебных заседаний и специалистами по делопроизводству, помощниками судей.

Ответственный за делопроизводство (начальник отдела делопроизводства), назначенный приказом председателя суда, обеспечивает организацию делопроизводства в суде в соответствии с Инструкцией, знакомит работников аппарата суда с правовыми и методическими документами по делопроизводству и контролирует их исполнение.

На секретаря судебного заседания возлагаются следующие обязанности:

– направление копий определений суда лицам, участвующим в деле, а также иным лицам по указанию судьи (председательствующего в судебном заседании) о времени и месте судебного заседания;

Далее – судьи.

– подготовка и вывешивание списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании;

– проверка явки лиц, прибывших в судебное заседание по вызову суда;

– ведение протокола судебного заседания, ознакомление с ним лиц, участвующих в деле, по их ходатайствам;

– формирование и подшивка судебных дел после завершения рассмотрения;

– заполнение бланков исполнительных листов по делам;

– контроль за поступлением документов, истребованных судом по делу;

– ознакомление лиц, участвующих в деле, и иных лиц по указанию председательствующего в судебном заседании с материалами судебного дела;

– контроль за поступлением уведомлений из отделений связи о вручении писем с копиями судебных актов лицам, участвующим в деле, извещений о времени рассмотрения дел в суде;

– вручение под расписку лицам, участвующим в деле, и иным лицам по указанию председательствующего в судебном заседании копий судебных актов, извещений о вызове в судебное заседание;

– ведение записей на внутренней стороне обложки судебного дела, “Апелляционного производства” в части, касающейся судебного разбирательства;

– введение необходимой информации в автоматизированную систему “Судопроизводство”, регистрационные журналы или карточки;

– подготовка и сдача судебных дел в архив суда;

выполнение другой работы по поручению председателя судебного состава, судьи.

Судьи и работники подразделений, уходя в отпуск, выезжая в длительную командировку, передают через отдел делопроизводства находящиеся у них на исполнении дела и документы другим исполнителям, назначенным непосредственным руководителем. При длительной болезни работника дела и документы по письменному распоряжению руководителя коллегии, судебного состава, подразделения изымаются с рабочего места заболевшего и передаются через отдел делопроизводства назначенному исполнителю.

Исковые заявления (заявления), судебные дела передаются только под расписку принимающего их судьи в журнале учета заявлений и дел судебного состава.

При уходе в отставку судьи, увольнении или переходе работника на работу в другое подразделение по распоряжению председателя суда ответственный за делопроизводство в суде принимает от них по акту или путем отметки в соответствующих журналах, регистрационных карточках все числящиеся за ними дела и документы.

Передача документов и дел из одного судебного состава в другой осуществляется только через отдел делопроизводства, где производится необходимое регистрационно-учетное оформление.

На всех стадиях работы с судебными делами и документами председатели судебных составов, судьи, помощники судей, консультанты, секретари судебных заседаний и специалисты делопроизводства соблюдают следующие правила:

– поступающие судебные дела и документы регистрируются в день их поступления и в этот же день, а в крайних случаях не позднее первой половины следующего дня (исключая нерабочие дни) передаются по назначению в соответствующие судебные составы или непосредственно судьям согласно специализации;

– сведения о всех производимых по поступившим судебным делам и документам регистрационных, учетных, контрольных, передаточных и иных действиях, а также о процессуальных действиях и принятых судебных актах, исполненных документах не позднее следующего дня вводятся специалистами по делопроизводству в БД АИС или фиксируются в соответствующих журналах, регистрационных и статистических карточках, на обложках судебных дел, апелляционных и кассационных производств.

Особенности справки

Сведения о рассылке и выдаче документов вводятся в БД АИС в день их отправки или выдачи.

В судебных составах передача документов судьям производится в день распределения их председателем судебного состава под расписку в журнале установленной формы.

Ответственность за своевременную регистрацию поступивших судебных дел и документов, соблюдение порядка их прохождения и направления по назначению, обеспечение контроля исполнения, а также за разглашение содержания дел, документов и принятых по ним решений несут руководители суда, судебных коллегий и составов, помощники судей, консультанты и специалисты делопроизводства.

Сведения, содержащиеся в служебных документах (их проектах), являются конфиденциальными и не подлежат разглашению. Их можно использовать только в служебных целях согласно полномочиям должностного лица, работающего или знакомящегося с документами.

Передача документов или их копий, ознакомление с ними представителей сторонних организаций, а также использование их содержания в средствах массовой информации допускается только с разрешения руководства арбитражного суда.

Образец информационной справки о наличии в базе данных имеющихся материалов

Скачать образец информационной справки о наличии в базе данных имеющихся материалов в формате .doc