Справка об объеме документооборота в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта

Добавлено в закладки: 0

По мере организации обмена документами между контрагентами важно соблюдать порядок обработки и усовершенствовать способы передачи бумаг. Согласно требованиям федерального агентства железнодорожного транспорта (далее Росжелдор), по итогам обмена бумагами подготавливается бланк справки об объеме документооборота в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта.

Общие сведения

Прежде чем разбирать детали, которые содержит документ справки об объеме документооборота в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта, стоит рассмотреть основные понятия и термины. Если говорить о самой технологии документооборота, то здесь речь идет об обработка данных и регистрации документации. Под регистрацией документа понимается запись учетных данных о каждой отдельной бумаге по утвержденной форме, в которой фиксируется:

• создания данного документа;
• его отправление;
• получение.

Для того чтобы провести регистрацию документа, в поисковую систему вводят все данные о нем.

Вносятся его реквизиты и проставляется уникальный индекс регистрации. Таким образом, формируется база из всех имеющихся документов. Любая бумага, полученная или отправленная в процессе обмена с контрагентами, зафиксирована на материальном носителе, ее можно опознать и идентифицировать. Документы по классификациям делятся на:

• входящие — поступают в организацию от сторонних ведомств, учреждений, компаний и дочерних предприятий;
• исходящие — официальные бумаги, которые отправляются из организации;
• внутренние — подготовленные внутри компании бумаги, направленные на получателей внутри нее и не выходящие за пределы организации;
• организационно-распорядительные — письменная документация, в которую вносятся решения об организационных и административных вопросов. Это гарантирует регулирование деятельности разных механизмов внутри предприятия;
• нормативные — официальные бумаги, применяемые длительный срок. Издаются для организации уставной работы внутри компании, а в некоторых случаях для взаимодействия с пользователями услуг;
• поручения — требование в письменном виде к должностному лицу, внесенное в протоколы, приказы, распоряжения по компании;
• указания — разъяснение для оперативной работы сотрудников. Чаще всего издается в формате резолюции к нормативному документу.

Как можно понять, лист справки об объеме документооборота в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта включает в себя статистику и отчетность по большому количеству бумаг. Помимо этого, необходимо понимать путь документа, составленного для отправки в иные структуры и организации. Это же касается и входящих документов, ведь подготовкой и оценкой бланков будет заниматься сторонняя компания. Вот перечень основных действий, касающихся документации:

• до издания бумаги разрабатывается и подготавливается соответствующий проект;
• изучается нормативная и законодательная база, связанная с типом документации;
• проект согласовывается внутри организации и между ведомствами, подготавливается и оформляется;
• план подписывается руководством;
• после подписания новоизданный документ регистрируется;
• когда все соответствует нормам, корреспонденция подписана и зарегистрирована, она отправляется адресату, с которым действует обмен документацией.

Разработка внутренней и внешней документации в организации требует согласования и оценки экспертов на разных этапах создания и утверждения каждого нового вида бумаг.

Как правильно составить

Форма справки об объеме документооборота в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта опирается на нормативный акт, а именно приказ Росжелдора №129. Бланк стандартизирован, и составлять справку от руки не требуется. Подобная отчетность нужна для развития и оптимизации делопроизводства в организации, а также нормализовать процессы управленческой деятельности.

Пример справки об объеме документооборота в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта содержит сведения об управлении, которое предоставляет информацию за отчетный квартал. Бланк разбит на две части, в первой содержатся данные об входящей корреспонденции, во второй — об исходящей.

1. К входящим бумагам относятся те, что были получены от контрагентов, Минтранса России, подразделений ЦА Росжелдора.
2. К исходящим относятся документы, которые адресованы сторонним компаниям, Министерству транспорта России, подразделениям Росжелдора.

Чтобы форма справки об объеме документооборота в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта была заполнена корректно, потребуется верно внести сведения во все отведенные для этого графы:

1. Сперва указывается количество входящей корреспонденции из разных источников, далее в бланк вносится итоговая сумма.
2. Следующий раздел, заполняемый в листке — исходящая документация, принцип тут идентичен.
3. После указания количества принятых и высланных бумаг требуется проставить дату заполнения, а подписывается бумага заместителем руководителя управления.

Отметим, что в бланк не вносятся бумаги, успешно зарегистрированные в Административно-кадровом управлении службы. В шаблон справки об объеме документооборота в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта включен подсчет отправленной и принятой корреспонденции, и в соответствующих полях указывается суммарное количество входящих, а ниже и исходящих бумаг.

Бланк справки об объеме документооборота в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта

Для понимания установленной формы бланка стоит скачать справку об объеме документооборота в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта. Подготовка и отправка подобных справок производится ежеквартально, т.е. раз в три месяца.

Скачать образец справки об объеме документооборота в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта (doc, 17 КБ)

Образец справки об объеме документооборота в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта

При получении и обработке документов важно своевременно изучать и подшивать корреспонденцию в архив. Благодаря этому проще корректно подготовить отчетность по объемам обмена документацией и своевременно сдать справку. Рекомендуем посмотреть представленный на сайте образец справки об объеме документооборота в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта.

На что обратить внимание

В листке указываются количественные сведения о корреспонденции, полученной и отправленной разными контрагентами, будь то подразделения Росжелдора, Министерство транспорта России или прочие организации. Важно помнить, что в значения не включаются документы, которые были зарегистрированы в Административно-кадровом управлении.