Как подать отчетность ФСС в электронном виде

Добавлено в закладки: 0

Согласно ФЗ №212-ФЗ от 24.07.2009г., сдача отчётности в ФСС в электронном виде должна осуществляться всеми организациями, в том числе и вновь созданными, штатный состав которых превышает 50 человек (с 2011 года).

На данный момент требуется ежеквартальное предоставление одной отчетной формы в данную инстанцию — это «Расчетная ведомость 4-ФСС». Для реализации процесса сдачи отчетности в электронной форме можно использовать:применяемые организацией информационные системы учёта и ручное обращение к функционалу портала Фонда особое и программное обеспечение, автоматизирующее данную процедуру полностью или частично.

Общий процесс подачи отчетности

Кроме приобретения и установки специализированной программы, фирме-страхователю необходимо обзавестись собственной электронно-цифровой подписью или же заменить имеющийся её сертификат на универсальный, удовлетворяющий требованиям ФСС для сдачи отчетности.

Алгоритм формирования и представления отчетности в электронном виде состоит из следующих пунктов:

• создание файла отчета с использованием расчетного портала Фонда, или автоматически при помощи используемой учетной программы;
• полученный файл шифруется и подписывается посредством имеющихся ЭЦП и криптографических модулей;
• готовый защищённый вариант загружается на сайт ФСС с помощью специального сервиса для приёма отчётов.

Всё, что остаётся делать — ждать результата от Фонда. В течение регламентированных 24 часов с момента зафиксированной даты и времени отправки следует ждать ответной реакции.

Процесс проверки полученных файлов включает в себя:

• подтверждение подлинности электронно-цифровой подписи страхователя;
• техническое соответствие форматов;
• правильность заполнения отчетной формы.

Если отправленный файл не проходит проверку по одному из трёх пунктов, организация получает протокол ее результатов с перечнем ошибок, которые необходимо устранить и предоставить в Фонд снова. Отчёт без дефектов принимается к учету, а его составитель получает электронную квитанцию о принятии, время составления которой считается моментом сдачи формы.

Перед окончанием сроков представления, сервер, обслуживающий сервис приёма отчётности, ввиду сильной загруженности, может работать с перебоями. Принимая во внимание все возможные задержки, связанные с наличием дефектов в файлах и работой машинного комплекса, следует начинать выгрузку заблаговременно, чтобы не нарушать сроки сдачи. Несвоевременная подача отчетности грозит применением со стороны Фонда штрафных санкций.

Особенности применения программных средств

В настоящее время существуют специальные программы и дополнительные модули, обеспечивающие взаимодействие фирм с контролирующими и прочими учреждениями, в том числе и с ФСС. Руководство Фонда принимает активное участие в разработке подобных продуктов,  с тем, чтобы сделать процедуру сдачи максимально быстрой и удобной для обеих сторон. Они значительно облегчают как процесс создания нового отчета, так и отправки его по месту требования для проверки.

Если речь идет о специализированном программном продукте, предназначенном для отправки электронной отчетности и документооборота, то он осуществляет лишь проверку загруженного файла на правильность заполнения с использованием тех же методов, что и ФСС. В случае использования особого модуля функционирующей в организации информационной системе учета, автоматически будет производиться и процесс составления отчетной формы, и ее последующая отправка в Фонд. Такой вариант существенно снизит затраты времени и сил и исключит возможность наличия ошибок при заполнении.

Готовый, правильно составленный отчет автоматически отправляется на принимающий сервер Фонда для проверки. В случае его нестабильной работы или занятости, уже посланные на отправку файлы, хранятся на локальном сервере программы в ожидании своей очереди без какого-либо участия человека. Все ответные документы — квитанции, подтверждающие факт сдачи отчетности, протоколы с ошибками, также сохраняются, и всегда доступны пользователю. Кроме того автоматизированные средства фиксируют все даты отправки и приёма, которые могут пригодиться в случае возникновения в будущем спорных вопросов.

Усовершенствования в системе сдачи отчётов в ФСС

Действующая функциональность системы подачи в электронном виде отчетности в ФСС и соответствующих программных продуктов может быть расширена за счет следующих нововведений:

1. Усовершенствование технологии регистрации на сайте Фонда посредством использования электронной цифровой подписи. Сегодня наличие доступа к этому ресурсу, кроме подготовки и сдачи отчетности, также дает возможность рассчитывать выплаты по страховым случаям и вести лицевые счета. Вероятно, многие организации не используют данные сервисы портала по причине неудобного процесса регистрации, допустимого только при личном обращении в филиал ФСС.
2. Определение статуса спецоператора связи таким же образом, как и при сдаче документации в налоговые органы, где ему отводится роль независимого судьи. Его задача заключается в том, чтобы вести учёт всех операций по представлению отчетности в ФСС, фиксировать время ее прохождения, предоставлять всю информацию по запросу при возникновении спорной ситуации между участниками.
3. Расширение электронного документооборота организаций, страхующих своих работников, с Фондом, с использованием преимуществ электронно-цифровой подписи.

Сдача в ФСС отчетности в электронном виде с применением цифровых каналов связи с каждым годом становится  всё популярней. Несмотря на это, рекомендуется, после отправки файла, создавать его бумажные копии и хранить их в течение положенного срока.