Анкета пользователя читального зала

Добавлено в закладки: 0

В архивных учреждениях и библиотеках Российской Федерации существуют специальные залы, где человек может самостоятельно изучать книги, документы, фолианты. Гражданин России имеет право получить доступ к подобным услугам. Однако редкие и ценные материалы не выдаются на руки с целью обеспечения сохранности издания или документа. По этой причине получить их можно в читальных залах государственных архивов и библиотек.

Прежде чем получить книгу на руки, от посетителя потребуется заполнить лист анкеты пользователя читального зала, чтобы администрация учреждения.

Общие сведения

Форма анкеты пользователя читального зала регламентируется Приказом Росархива от 01.09.2017 № 143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации». 

В приказе отмечается, что гражданин допускается к работе в читальном зале на основании письменного заявления либо письма органа (предприятия), который направил пользователя для изучения специфических материалов. В письме-направлении должны быть указаны паспортные данные человека, должность, ученная степень, тема исследования и временные рамки. Вместе с заявлением или письмом-направлением абонент читального зала должен предъявить паспорт, чтобы уполномоченный сотрудник смог проверить соответствие сведений, представленных в анкете, реальным документам. Затем гражданин, обратившийся в читальный зал, знакомится с правилами поведения.

Несовершеннолетние абоненты должны сопровождаться родителями или иными представителями, которые будут следить за соблюдением свода правил библиотеки или архива. Им также потребуется заполнить документ анкета пользователя читального зала.

Далее пользователю выдается пропуск, который действует в течение одного календарного дня. На каждый последующий день работы в читальном зале потребуется снова заполнить вышеуказанные документы. Доступ к архивным документам предоставляется с некоторыми нюансами:

• Без специального допуска посетитель читального зала не может воспользоваться документами, имеющий гриф «секретно», «совершенно секретно».
• Для получения материалов, являющихся государственной тайной, также потребуется специальное разрешение.
• Ограничивается доступ к подлинникам документам, представляющих собой уникальные или особо ценные экспонаты.
• На архивные документы, содержащие информацию о личном и семейном положении другого гражданина, накладывается запрет к их получению на срок 75 лет со дня создания материала. Такая мера принимается с целью обеспечения безопасности лица и его семьи.
• Материалы с пометкой «Для служебного пользования» выдаются только с разрешения фондообразователя.

Ограничение на использование может быть наложено собственником печатного издания. В этом случае, работа с документом или книгой может проводиться только с согласия владельца или его наследника.

При обращении в читальный зал архива или библиотеки следует заранее уточнить наличие необходимого издания в свободном доступе. Сотрудники учреждения могут отказать в выдаче, если:

• Книга или документ используется другим абонентом читального зала.
• Материалы находятся у сотрудников библиотеки или архива для выполнения своих служебных обязанностей.
• Документы переданы фондообладателю или собственнику по его требованию.
• Подлинник находится на выставке.

В остальных случаях отказ может быть мотивирован тем, что абонент неоднократно нарушал правила пользования библиотечным фондом или совершил административное правонарушение в отношении материала.

Как правильно составить

Приказом Росархива предусматривается стандартная схема анкеты пользователя читального зала.

В ней должно быть указано:

• ФИО абонента.
• Дата рождения пользователя читальным залом.
• Гражданство.
• Место работы или учебы абонента, а также ученая степень или звание, если такое имеется.
• Основание для проведения исследования.
• Тема, цель и хронологические рамки работы.
• Адреса регистрации и фактического проживания.
• Контактная информация.
• Данные паспорта.
• Дата и подпись абонента.
• Дата и подпись уполномоченного сотрудника библиотеки или архивного учреждения.

Пример анкеты пользователя читального зала, зачастую, можно попросить у работников организации или посмотреть на информационном стенде.

Заполненный документ передается сотруднику архивного учреждения или библиотеки, ведущему деятельность в читальном зале. На основании заявления он предоставит требуемые документы, фолианты или издания.

Бланк анкеты пользователя читального зала

Скачать образец анкеты пользователя читального зала в формате (doc, 14 КБ)

Как правильно заполнить

Законодательством не возбраняется послать запрос в архив или библиотеку в электронном варианте. Для этого потребуется скачать анкету пользователя читального зала и отправить заполненную версию через официальный сайт учреждения или на электронную почту. Графы в документе оформляются на основании паспортных данных. Фамилия, имя, отчество абонента заполняется так, как в указано в паспорте. При смене фамилии или имени не требуется указывать старые данные.

В графе «Место работы» отражается полное название и адрес заведения, в том числе почтовый индекс, телефон и e-mail предприятия. Потребуется указать и должность, на которой трудится абонент. Если в качестве пользователя читальным залом выступает студент, указывается полное наименование и адрес учебного заведения.

В пункте 7 отмечается образование, ученая степень или звание. Обычно, в графе указывается уровень образования «высшее», «среднее», «начальное», Графа 8 содержит в себе информацию об основаниях обращения: письмо-направление или личное заявление. В графе 9 следует указать тему исследования и года. Например, «Изучение жизни А. С. Пушкина с 1817 по 1820 гг.».

Остальные пункты анкеты заполняются на основании паспорта или иного удостоверения личности.

Образец анкеты пользователя читального зала

На что обратить внимание

Шаблон анкеты пользователя читального зала, как правило не вызывает вопросов при заполнении. Следует учесть, что цель изучения материалов заполняется в соответствии с названием научного исследования, если абонент пишет работу для получения ученого звания. В случае, если информация нужна для служебного пользования или выполнения работ, необходимых предприятию, в качестве цели указывается причина, по которой потребовалось изучить информацию.

При возникновении проблем с заполнением графы «цель исследования», можно уточнить правильность заполнения у сотрудника читального зала.

Адрес фактического проживания и по прописке может совпадать. В этом случае, в обеих графах указывается один и тот же адрес. В случае, если абонент не проживает по прописке, потребуется отметить оба места.

Обязательство-соглашение, содержащееся в анкете, представляет собой соглашение на обработку персональных данных и обязательство абонента выполнять правила архивного учреждения или библиотеки.