Процедура списания дебиторской задолженности

Добавлено в закладки: 0

Каждая компания на законодательном уровне обязуется следить за дебиторской задолженностью, а в случае возникновения долга пытаться работать с ней. Когда возникает долг, возврат которого невозможен, его необходимо списать в бухгалтерском учете и сделать соответствующие пометки в налоговом учете, которые отнесут его к затратам либо доходам. Во время проведения подобных операций необходимо учитывать различные требования и нормы законодательства

Какая задолженность подлежит списанию?

Списание просроченной дебиторской задолженности невозможно без определенных оснований. Налоговый кодекс говорит о том, что дебиторскую задолженность необходимо списывать к внереализованным затратам. Если ее погашение невозможно, есть долг считается безнадежным. В перечень включают обязательства, которые потеряли срок действия. К ним можно отнести и долги, которые не представляется возможным взыскать, основываясь на решении органов власти или при прекращении деятельности компанией.

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации номер 34н от 29 сентября 1998 года гласит: та дебиторская задолженность, период подачи иска который вышел, а также задолженности, которые нельзя получить, необходимо списать, основываясь на результатах инвентаризации, объяснения в письменном виде, а также приказа начальства.  Такие долги нужно списывать на счет средств резерва сомнительной задолженности, либо на счет финансовых результатов для предприятий коммерческого характера или рост затрат для некоммерческих компаний.

При списании задолженности в убыток из-за неспособности заемщика выплатить деньги, она не считается аннулированной. Ее необходимо фиксировать в балансе на протяжении 5 лет, чтобы в случае появление возможности должника выплатить свой долг, взыскать из него требуемую сумму.

Основания для списания

Чтобы списать дебиторскую задолженность, существует 3 основных обоснования:

• просрочена возможность подачи иска;
• отсутствие возможности выплаты долга или прекращение деятельности организации;
• невозможность получить задолженность.

Первое обоснование  – просрочена возможность подачи иска. На обращение дается 3 года, после чего срок исковой давности подходит к концу. Начинается он тогда, когда компания узнала, что ее права были нарушены. Допустим, если компания должна была получить денежный платеж от другой фирмы, а этого не случилось, и сделка была нарушена. Однако этот период может останавливаться в том случае, когда нарушитель признает свою задолженность в законодательном порядке. После окончания прерывания срока, он начинается заново.

Когда срок списания дебиторской задолженности заканчивается для основного обязательства, он заканчивается и для всех сопутствующих обязательств. Например, поручительства, залога и т.д. Если лица, которые имеют определенные обязательства, меняются, это никак не влияет на срок исковой давности.

Следующее обоснование – это отсутствие возможности выполнить принятые обязательства. Причин для этого может быть несколько, а признаете этого признака возможно в случае обладания соответствующим актом госоргана, а также при прекращении деятельности компании-должника или компании-кредитора.

Последнее обоснование – это невозможность получения задолженности, по мнению самой компании. Использовать такой критерий можно исключительно для бухгалтерского учета, причем обязательно обосновать в письменном виде, а также получить указ от правления на списание такой задолженности.  Этот критерий может показаться нелогичным, но, для компании, у которой есть много незначительных задолженностей, получить которые без суда не удалось, а расходы на судебные тяжбы могут быть больше самих долгов, то иногда можно списывать такие долги, вычитая их из чистой прибыли компании.

Необходимые бумаги

После того, как проводиться проверка дебиторской задолженности, могут быть обнаружены долги, которые являются просроченными, то есть либо имеется соответственный подтверждающий документ, либо предприятия перестало существовать. Есть определенный список документов, который подтверждает истечение срока исковой давности для дебиторской задолженности:

• требования погасить долг в письменном виде;
• акты или иные документы, которые подтверждают предоставление услуг или выполнение работ;
• документы, подтверждающие совершение оплаты;
• документы, подтверждающие наличие долга или другие документы, касающиеся этого вопроса.

Отсутствие у должника возможности выплатить долг подкрепляется:

• решением судебных органов о прекращении исполнительного производства;
• документом, подтверждающим прекращение деятельности организации-должника.

Для бухгалтерского учеба документы хранятся 5 лет, а для налогового учета – 4 и больше. Это те бумаги, которые обосновывают необходимость списания долга.

Рекомендуется контролировать просроченные задолженности, а документы по таким вопросам сберегать отдельно от основных пакетов документов. Необходимо быть крайне внимательными и учитывать все законодательные нормы, правила и процедуры при списании дебиторской задолженности и только в тех случаях, когда это неизбежно или минимизирует убытки.