Как провести совещание правильно?

Добавлено в закладки: 0

Каждый человек – рядовой сотрудник или руководитель, мечтает успевать больше и эффективнее выполнять свои обязанности. При этом совершенно неважно, занимаетесь ли вы фрилансингом у себя на дому удаленно и при этом не любите общаться с людьми, или же у вас огромный штат подчиненных – совещаний в той или иной форме избежать не удастся. Конечно, фрилансеру все вопросы можно обсудить с заказчиком в Интернете. Но иногда бывает так, что в проекте задействованы сразу несколько человек, и чтобы сделать свою часть работы правильно, придется встретиться с каждым участником проекта, а делать это по отдельности не всегда удобно и доступно. Если говорить о бизнесе в целом, то совещания крайне важны, однако не стоит путать их с пожирателями времени, которые в итоге приносят компании только убытки.

 

Как провести совещание с максимальной отдачей?

Что принято считать совещанием?

 

Стоит помнить, что процесс управления – это серии навыков, которые нарабатываются со временем и им можно обучиться, и систематические повторяющиеся процессы.

У любого совещания есть SMART цели.

SMART это:

• Specific (Конкретная, четко сформулированная цель).
• Measurable (Измеряемая – цифры и факты).
• Attainable, Achievable (Цель должна быть реально достижимой).
• Relevant (Актуальная).
• Time-bound (Ограниченная во времени).

Классификация совещаний

Виды совещаний

По целям	По способу проведения	По степени подготовленности	По периодичности	Количество участников	По составу
Обучающее Передача участникам знаний, умений, повышение их квалификации	Диктаторское	Запланированное	Разовое	Сокращенное число участников (до пяти)	С постоянными сотрудниками
Пояснительное Убеждение участников в необходимости правильности и своевременности предложенных стратегий и действий	Автократическое	Внеплановое	Регулярное	Расширенное (до 20-ти)	С непостоянным составом
Проблемное Выявление проблем; Разработка путей и методов решения проблем. Координация работы отделов	Сегрегативное		Периодическое	Представительское (от 20-ти и больше)	Смешанный состав
Информационное Осуществление сбора, обмена и систематизации данных, касающихся проблемы и выявление подходов к ее решению среди сотрудников	Дискуссионное				Состав, регламентированный нормативным актом
	В свободной форме

 

Содержание совещания:

 

Все мы помним время, когда совещания длились по два часа и были скучными и неинформативными. При этом они созывались часто без повода. Теперь все совещания можно условно разделить на те, которые представляют собой мозговой штурм, решают проблему или доносят важную информацию. Совещания-информацию и мозговой штурм можно вынести в онлайн обсуждение – все, что нужно, работники прочтут и прокомментируют. Исключением является личная встреча с руководством компании.

Руководитель совещания должен обеспечить:

• формирование умения вести коллектив к заранее намеченным целям и обеспечение максимальной эффективности каждого его участника. Ведение конструктивного обсуждения вопросов;
• Регуляцию направленности выступлений, слежение за временем;
• Слежение за корректностью ведущихся дискуссий;
• Умение направлять и управлять вниманием коллектива, использовать при этом разнообразные приемы;
• В процессе подведения итогов совещания руководитель обобщает все вышесказанное, формулирует выводы, определяет задачи;
• Завершение сбора точно в намеченное время.

Памятка участникам совещания:

1. Все люди разные и могут иметь отличное от вашего, мнение.
2. То, что кажется вам истинным, может быть неприемлемым для другого человека.
3. Люди не умеют читать мысли – делитесь своим опытом с другими.
4. Относитесь к другим с уважением – вы же хотите, чтобы уважали и вас?
5. Не унижайтесь, но и не имейте завышенной самооценки.
6. Все приемы, которыми вы пользуетесь, заметны.
7. Ваша цель – преодоление проблемы, а не споры и разногласия.
8. Не применяйте силовых методов воздействия.
9. Человеку думающему нравится менять мир, который его окружает – дайте ему эту возможность.
10. Примите все варианты решения проблемы, а каждый участник определит для себя, нравится ему такой способ или нет.

Конструктивное общение возможно только при наличии одинакового видения проблемы, но это не означает, что у каждого участника собрания нет личной цели.

Признаки неэффективного совещания:

1. Отсутствует программа.
2. Нет должной подготовки.
3. Собрано слишком большое количество сотрудников.
4. Регламент времени не соблюден.
5. Низкий уровень дисциплины.
6. Конфликты.
7. Нет процедуры должного завершения мероприятия.

Комментарии в режиме онлайн хороши тем, что сотрудники ведут себя немного раскованнее: стоящая идея может показаться блеклой, если ее подать в публичном выступлении вяло и испуганно – не всем дан ораторский талант. Проблемы серьезные решаются путем личной встречи – и не иначе. Почему совещания вызывают раздражение? Зачастую они просто  занимают довольно много времени.

Преимущества	Недостатки
Руководство адекватно оценивает рабочий процесс, а сотрудники видят пути направления стратегии компании;	Режим рабочего дня нарушен и эффективность его снижается;
Такой метод позволяет согласовать работу людей из разных отделов, и объединяют их в единую команду;	Иногда превращается в доклад;
Позволяют оперативно разрешить спорные вопросы.	Вопросы могут быть абстрактными и не до конца сформулированными, сразу их решить не всегда получается.

Руководство компании видит минусы, однако преимущества здесь явные и можно пожертвовать несколькими часами продуктивной работы раз в определенный период. Совещания призваны наладить рабочий процесс, выстроить командные отношения в коллективе. Рядовые сотрудники не видят преимуществ – им нужно рассказывать о них, а недостатки при этом минимизировать.

Можно ли избежать общего сбора коллектива? Попробуйте ответить на ряд вопросов:

Основной недостаток сборов – нарушение режима рабочего дня. Сотрудники в ожидании совещания просто не могут сосредоточиться на выполнении своих должностных обязательств – так устроен человеческий мозг, а общий сбор является событием важным. Внимание рассеивается, и в итоге эффективность снижается.

Сразу после совещания наблюдается похожая ситуация, однако теперь люди должны воспринять полученную информацию и критически ее осмыслить.
Если в день запланировано несколько совещаний, важные дела будут неминуемо отодвинуты в сторону. Чтобы успеть запланированное на этот день, приходится задержаться допоздна, когда большая часть коллектива уже ушла домой.

Как избежать недовольства:

• Выберите правильное время для проведения совещания.

Опытные руководители взяли на вооружение практику проведения собраний коллектива в утренние или послеобеденные часы. Волнение перед совещанием придется как раз на время обеда и будет не так сильно влиять на уровень  работоспособности. Если выступать будут одни и те же люди на двух встречах, то лучше провести одну утром, а вторую вечером – так рабочий процесс не пострадает. Интервал между встречами – около пяти часов. Для того чтобы держать руку на пульсе всего, что происходит в команде, можно попробовать метод ежедневных послеобеденных собраний по 15 минут.

Компания «Мегаплан» и ее руководитель, Сергей Козлов, поделилась своим опытом забавных, но действенных совещаний: коллектив стоя выстраивается в круг и предоставляет коротенький отчет. Это помогает сосредоточить внимание на главном. Чтобы совещание не превратилось в театр одного актера, следуйте правилам. Если говорит один человек, он может увлечься и другим становится скучно слушать рассказы, совершенно не относящиеся к повестке дня.

• Время идет, а основная тема так и остается нераскрытой

Лечится это строгим ограничением времени и регламентом количества выступающих докладчиков.

Дельцы с опытом отмечают, что совещание не должно занимать больше часа, а количество участников должно быть не более пяти. Подчиненный, который скатывается к лирическим отступлениям, останавливается руководством, подводится итог его докладу и слово передается другому человеку – только так директор успеет прийти к определенному мнению и выслушать всех.

• Вопросы на совещании сформулированы недостаточно четко

Цель совещания – осветить важные вопросы. Однако выступающий отвлекается, его захватывают эмоции и желание высказать личное мнение. Если есть необходимость выступить, набросайте тезисы и идите выступать с ними – схематичный план поможет не распаляться на мелочи. Руководитель и подчиненные должны иметь возможность подготовить текст выступления.

Сколько времени должно занимать совещание?

Понять, собирать ли по тому или иному вопросу коллектив можно, проработав краткую схему:

Мне действительно нужно решить эту проблему?
Да	Нет
	Находим время для стратегического планирования
Нужен ли мне совет коллег?
Да	Нет
	Нахожу время для работы над задачей
Могу обсудить вопрос только лично?
Да	Нет
Планируется совещание	Отправляется электронное письмо, вопрос выносится на всеобщее обсуждение в используемой системе автоматизации бизнеса

Схема ответит на несколько вопросов:

1. Что — корень проблемы;
2. Как — варианты ее разрешения;
3. Кто — компетентные профессиональные сотрудники;
4. Когда — срок выполнения задания.

«Что» и «кто» — решает до совещания руководство. Событие можно создать в личном кабинете компании, куда имеют доступ все подчиненные, там же указать фамилии работников, явка которых обязательна. Так работник получает возможность изучить суть вопроса, набросать план ответов на возможные вопросы и свериться со статистическими данными, касающимися похожей проблемы.

У работников есть понимание сути проблемы, они знают тему и еще до совещания собирают полезную информацию, статистические данные, анализируют прошлые похожие проблемы. Только при таком подходе можно ждать результативного совещания.

Еще одна важная составляющая совещания – наличие грамотного протоколирования. Зафиксированное решение – половина пути к следующему шагу к успеху.

Протокол совещания должен иметь такие пункты:

1. Название компании.
2. Наименование документа.
3. Дата собрания.
4. Где проводится.
5. ФИО секретаря и председателя совещания.
6. Список присутствующих.
7. Повестка дня (вопросы, выдвинутые на рассмотрение).
8. Текст заседания.
9. Результаты и подписи.

Протокол ведется как в онлайн (смарт-режиме), так и в более привычном. В последнее время набирает обороты популярности смарт-совещание и ведение протокола, и вот почему:

Обычное протоколирование	Идеальный протокол
Люди сосредоточены на ведении записи, а не содержании собрания	Внимание коллег сосредоточено на смарт-доске, на которой ведется протоколирование
Итоги встречи для каждого человека разные	Все осознанно подошли к пониманию итогов встречи, целевые сотрудники поняли возложенные на них задачи, и будут стремиться достичь необходимых результатов
Участники уходят с совещания усталые	Участники совещания наполнились энергией и энтузиазмом, он сосредоточены на выполнении конкретных задач
Отсутствует мотивация сотрудников к выполнению заданий	Сотрудники мотивированы выполнить поставленные задачи
Повестки совещания нет или она не вполне соответствует своему прямому назначению	Все следуют визуальной повестке совещания
Согласованный протокол готовится несколько дней	Протокол согласуется и подписывается непосредственно после окончания совещания!
Контроль выполнения решений и задач осуществляется бессистемно	Принятые решение контролируются легко и быстро с помощью систем автоматизации бизнеса

Как добиться хороших результатов

Если сотрудники не сумели самостоятельно решить какой-либо вопрос по причине недостатка знаний в определенной области, то такой результат считается негативным. Результатом совещания должна стать четкая стратегия решения насущных вопросов, а также четкие сроки и назначение определенных лиц, которые будут заниматься решением вопросов. После проведения совещания удобно в любой системе автоматизации бизнеса создать проект и описать в нем полученные результаты. В проекте смогут отписываться ответственные сотрудники и предлагать свои идеи.

На видео: Искусство управления

Такой способ позволит легко проверить, кто действительно занят выполнением работы, а кто предпочитает проводить рабочее время «день до вечера».

Специалисты уверены, что успех бизнеса напрямую зависит от людей, которых руководитель собрал вокруг себя. Люди должны общаться внутри коллектива – только так их действия будут максимально скоординированы. Проблемы, требующие обсуждения, в личной переписке с каждым сотрудником займут очень много времени. Опыт прошлого стоит использовать с поправкой на новые технологии и соединять опыт и современные достижения – только так в такой сложный период времени можно удержать бизнес на плаву и заработать.