Ведение и заполнение книги доходов и расходов

Добавлено в закладки: 0

При выборе  системы налогообложения в виде УСН у индивидуального предпринимателя (ИП) возникает обязанность завести себе книгу учета доходов и расходов ип.  Форма этой книги доходов и расходов ИП утверждена приказом Минфина России от 22.10.2012 N 135н. Этот документ прекратил действие Приказа Минфина России от 31.12.2008 N 154н, которым утверждена действовавшая ранее книга доходов и расходов ИП.

Как вести книгу доходов и расходов ИП

Первым оформляется титульный лист книги доходов и расходов ИП. Это первый лист книги, и в нем указывают:

• фамилия, имя, отчество ИП;
• ИНН предпринимателя;
• объект налогообложения: «доходы» или «доходы минус расходы»;
• адрес места регистрации по месту жителя предпринимателя;
• номера расчетных и любых других счетов, используемых для расчетов, если таковые имеются;
• банк, в котором открыт расчетный счет;
• С 01.01.2013г. книгу доходов и расходов ИП не надо регистрировать в налоговой инспекции.

Обязательно нужно  книгу учета доходов и расходов ИП  пронумеровать и, конечно же, сшить. А на последней странице,  на сшивке сделать надпись “Прошнуровано и пронумеровано N страниц”,  где N- это количество страниц в книге. На сделанную сшивку ИП ставит свою подпись и, если у него есть, печать.

Книга содержит 4 раздела. В налоговом законодательстве предусмотрены определенные правила и нормы по их заполнению:

• все записи в книге учета доходов и расходов ИП делаются в хронологическом порядке и только на русском языке. Документ, составленный не на русском языке, обязательно переводится;
• денежные показатели доходов и расходов вписываются в целых рублях, то есть без копеек;
• если расчеты производились в иностранной валюте, то их следует перевести в рубли по курсу Центробанка на дату операции;
• все записи осуществляются на основании первичных документов.

Предприниматель имеет право вести книгу учета доходов и расходов, как на бумаге, так и  в электронном виде. Как именно это будет происходить, ИП решает сам. Еще недавно предприниматель был обязан сообщать налоговой инспекции, как ведется его книга доходов и расходов. Эта обязанность отменена с 01.01.2013г. Когда учет доходов и расходов происходит в электронном виде,  по истечении отчетного периода, книгу следует распечатать и сшить в том же порядке, как и её бумажный аналог.

Бывает, что при внесении записи в бумажную книгу доходов и расходов ИП допущена ошибка. В этом случае  необходимо внести исправление. Для этого ошибочная запись зачеркивается, а рядом указывается верная. Исправительная запись заверяется подписью предпринимателя и печатью (если она есть). Применение корректоров  для исправления или удаления записей запрещено законом.

Правила и нормы ведения книги учета доходов и расходов

В разделе 1 книги отражаются  налогооблагаемые доходы и расходы, которыми следует уменьшать  налог. Раздел 1 содержит таблицу из 5 граф:

1. В графе 1 указывается порядковый номер хозяйственной операции.
2. В графу 2 вписывают дата и номер документа, по которому получена выручка в этот день или сделаны выплаты. Для расчета налога имеет значение только день оплаты, а не день совершения сделки. Поэтому в этой графе указывается номер платежного документа.
3. В графу 3 вписывается краткое содержание произошедшей операции. Необходимо указать, от кого получены средства или кому оплачены, и за что именно произошел расчет.
4. В графу 4 вносится запись о  сумме фактически полученного дохода. Если расчет произошел не в деньгах, а имуществом  или другим любым способом, то запись все рано необходимо сделать. Иногда предприниматель делает клиенту возврат аванса, учтенного ранее по этой графе. В этом случае на сумму возврата делается «минусовая» запись. То есть возвращенные деньги записывается со знаком “минус” той датой, когда аванс был возвращен.
5. В графе 5 указывают расходы, которыми уменьшают налогооблагаемую базу. Тут необходимо быть предельно внимательным, ведь в расходы можно выписывать только затраты, указанные в Налоговом кодексе. И ничего более. Они обязательно должны иметь документальное подтверждение. Эти затраты обязательно должны носить производственный характер, то есть они  четко увязываются с полученными предпринимателем доходами.

Особенности заполнения разделов книги

Раздел 1 заполняется с учетом следующих положений:

1. При объекте налога «доходы», предприниматель не регистрируют свои расходы в книгу учета доходов и расходов ип.
2. Когда предприниматель, оказывает агентские услуги, то он в графе «Доходы» записывает только агентское вознаграждение, а не все поступающие по безналичному расчету или в кассу деньги.
3. По окончании каждого квартала по графам 4 и 5  обязательно подсчитываются итоги.

Раздел 2 имеет следующие особенности заполнения:

• если в течение года предприниматель приобретал или создавал основные средства и нематериальные активы, и понес затраты для извлечения дохода, то цена этих расходов записывается в раздел 2;
• сюда же записываются расходы на реконструкцию и модернизацию. Стоимостью этих капитальных затрат предприниматель сможет уменьшить свою базу налогооблагаемую базу;
• при объекте налога «доходы», предприниматель  не регистрирует свои расходы в книгу учета доходов и расходов ИП.

Предпринимателями, получившим убытки в предыдущих годах , заполняется раздел 3:

• суммы убытка вписываются в книгу учета доходов и расходов первой датой текущего года;
• убытки записываются не более чем за 10  лет;
• в конце года  в этом разделе  подсчитывается сумма убытка, уменьшающего налог УСН, и остаток суммы убытка;
• остаток суммы убытка предприниматель  переносит в книгу следующего года;
• при объекте налога «доходы», предприниматель  не регистрируют свои расходы в книгу учета доходов и расходов ИП.

Четвертый раздел  книги подлежит заполнению только ИП, уплачивающими налог  по объекту “доход”. Следовательно, предпринимателю, рассчитывающему налог по объекту «доходы минус расходы» этот раздел заполнять не надо. Вписываемые сюда затраты:

• взносы в пенсионный фонд и на социальное страхование;
• пособия по больничным листам, выплаченные в течение года;
• взносы по договорам добровольного личного страхования работников.

При заполнении этого раздела обязательно следует  указывать дату и номер платежного документа, номер больничного листа. Так же указывается и месяц, за который произведена уплата этих взносов.

Таким образом, книга учета расходов и доходов является основным документом, на основании которого рассчитывается сумма налога с индивидуального предпринимателя. Она состоит из 4 разделов и имеет определенные законодательно нормы к заполнению. Сдавать на проверку ее не надо, но вести учет доходов (и расходов в зависимости от объекта налогообложения) вменено в обязанность предпринимателям на УСН.