Подотчетные средства

Независимо от уровня бизнеса (малый, средний, крупный) всегда возникают насущные задачи, для решения которых необходимо финансовое обеспечение. Оно может быть представлено как наличным, так и безналичным способом. Бухгалтерия предприятия или организации выдаёт наличные деньги, которые называются подотчетные средства.

Практическая необходимость

Подотчетные средства относятся к расходам организации, которые выдают подотчётному лицу на приобретение товаров или оплату услуг. Широкое распространение безналичных расчётов между организациями и юридическими лицами привело к необходимости выдачи таких сумм не только на руки, но и перечислять их со счёта организации на корпоративную или зарплатную карту. Это положение юридически допустимо и должно быть обязательно закреплено внутренним документом организации (положением о выдаче подотчётных сумм).

Выдача подотчётных средств вызвана производственной необходимостью:

• приобретение материальных средств, для обеспечения хозяйственной деятельности компании;
• оплата услуг внешних контрагентов (ремонт офисной техники, настройка оборудования, уборка помещений и многое другое);
• приобретение, отладка и последующее сопровождение программного обеспечения;
• расходы, связанные с командировками сотрудников;
• участие в выставках и презентациях;
• расходы, связанные с организацией деловых встреч и проведение переговоров.

Этот список может быть продолжен. Главным условием является строгое соблюдение существующего законодательства и финансовой дисциплины. В любом случае вся ответственность за неправомерное расходование, возврат подотчётных средств возлагается на руководителя компании, бухгалтера, ответственного за выдачу этих денег, и непосредственного исполнителя.

Юридические аспекты

Порядок и правила, которые регламентируют отношения между компанией (руководителем) и сотрудниками (подотчётными лицами) устанавливаются следующими законодательными нормами:

• Трудовым кодексом РФ;
• Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях;
• Указанием Банка Российской Федерации № 94н

Кроме перечисленных нормативных актов финансовые и правовые отношения между подотчетными лицами и руководством регулируются дополнительными письмами. Эти письма составляют соответствующие структуры: Министерство финансов, Федеральная Налоговая Служба. Например, отдельные правила выдачи под отчет денег в безналичной форме уточняются отдельным письмом Минфина РФ. Все письма обязательны к исполнению для всех предприятий и компаний на территории Российской Федерации.

Основным юридическим и финансовым документом, который устанавливает порядок организации финансовой дисциплины в области подотчётных расходов, является Федеральный закон «О бухгалтерском учёте». В нём введены следующие положения:

• выдача и отчёт за суммы должен быть подтверждён первичными документами;
• выданная сторонней организацией документация должна включать все положенные реквизиты;
• данная документация составляется непосредственно во время, или сразу после совершения факта хозяйственной деятельности;
• правильность заполнения этих документов проверяется в присутствии сотрудника заказывающей организации;
• обязанности по контролю расхода подотчётных сумм возлагается на руководителя компании или назначенного приказом сотрудника.

Права и обязанности каждой из сторон, участвующих в выдаче и расходовании подотчётных средств, определяется Трудовым Кодексом. Именно этим документом регулируются взаимоотношения всех лиц, имеющих отношение к этим финансово-экономическим операциям:

• для руководителей определяет правила оформления подобных средств. Так как у него существуют строго оговоренные трудовые взаимоотношения с руководимой фирмой;
• определяет порядок возмещения оставшихся у сотрудника средств после проведения финансово-хозяйственной операции;
• устанавливает конкретные сроки предъявления претензий за нарушение финансовой дисциплины;
• регламентирует уровень суммы удержания из заработной платы в случае нецелевого расходования полученных средств;
• обязывает руководителя определить порядок компенсации сотруднику, в случае использования им личного имущества или своих денежных средств. Сюда включаются и дополнительные расходы при нахождении в командировке.

В каждой компании для регулирования этих взаимоотношений должны быть разработаны и доведены до сведений сотрудников: Положение о расчёте с подотчётными лицами, список подотчётных лиц, правила оформления отчётных документов. Отдельные выдержки из этих положений должны быть внесены в должностные инструкции сотрудников, которые входят в список подотчётных лиц.

Правила выдачи

Подробная информация о правильной работе с подотчётными суммами размещена в «Правилах выдачи и предоставлении отчётности по использованию подотчётных сумм». Эти правила определены Банком РФ в Положении №373-П.

Денежные средства подотчётным лицам на решение поставленных задач выплачиваются на основании заявления. В содержание включают следующую информацию: цель получения, размер подотчетных средств, срок на который она необходима. Заявление заверяют у руководителя компании. Только после этого производится выдача средств подотчётному лицу.

При получении средств может возникнуть проблема с их выдачей, если сотрудник не рассчитался за предыдущую сумму. В этом случае окончательное решение принимает руководитель организации.

В 2017 году были приняты некоторые изменения в порядок выдачи подотчётных средств:

• сотруднику под отчёт разрешается выдавать сумму, превышающую 100000 рублей;
• подотчетные средства теперь могут выдаваться без составления письменного заявления. В этом случае достаточно соответствующего приказа;
• выдавать деньги разрешается в случае непогашенной предыдущей подотчётной суммы;
• необходимые деньги можно переводить на карту сотрудника, которую оформляет компания.

Эти положения обязывают руководство организации внести изменения в соответствующее положение. Сумма подотчётных средств, которая выдаётся единовременно, определяется руководителем.

Организация отчётности

Отчёт за израсходованные подотчётные средства сотрудник обязан оформить в течение трёх рабочих дней. Форма авансового отчёта определена в Положении №373-п Банка РФ. Заполненный отчёт предъявляется сотруднику, исполняющему обязанности главного бухгалтера. После его проверки, подотчётному лицу выдаётся расписка. Она подтверждает правильность оформления отчёта и достоверность предъявленных документов.

Возвращённые деньги переводятся на соответствующий счёт организации. Несвоевременная отчётность считается нарушением кассовой дисциплины. В случае выявления подобных нарушений в ходе проверки, на организацию или конкретного сотрудника может быть наложен штраф. В перечне нарушений не приведен срок сдачи отчёта. Обычно руководитель устанавливает самостоятельно такой срок. Оформляет его приказом и вносит его в положение о расчёте с подотчётными лицами. Этот срок сдачи может отличаться для управления и рядовых сотрудников.