Как и когда проводится инвентаризация имущества

Добавлено в закладки: 0

На балансе каждой организации, чем бы она ни занималась, есть важное имущество, необходимое для её работы. Чтобы руководство предприятия всегда было в курсе, какие материальные ценности функциональны, а какие нет, периодически проводится их инвентаризация. После проверки составляется специальная ведомость, в ней отражается учёт инвентаризации имущества, её итоги.

Необходимость этой процедуры

Инвентаризация определяется следующим образом: это совокупность мероприятий по проверке и документальному подтверждению наличия и состояния материальных и нематериальных ценностей той или иной организации на определённую дату. Она может быть полной и частичной. Обычно такой процедуре подлежат:

• материальные и нематериальные ценные вещи;
• финансы;
• запасы для производства;
• уже произведённые продукты;
• вещи на продажу.

Инвентаризация имущества налогоплательщика представляет собой сравнение наличия имущества с учётной информацией о нём, её цель – проверка достоверности данных, указанных в документах. Всегда проводится и инвентаризация источников формирования имущества, по ней составляются аналогичные отчёты. Инвентаризационные мероприятия проводятся для:

• установления фактического наличия материальных и нематериальных ценностей;
• проверки их пригодности для функционирования предприятия, выявления необходимости списания;
• сравнения полученных сведений с данными отчётности бухгалтерской проверки;
• установления виновных при недостаче и порче имущества;
• проверки объективности отображения имущества и обязательств, так или иначе с ним связанных.

Инвентаризации подвергаются любые ценности предприятия, где бы они ни находились, и каждая финансовая операция.

Время проведения

Этот процесс проводится:

• при изменении статуса имущества: сдаче его в аренду, продаже, покупке нового, естественном выходе его из строя (когда есть необходимость в списании);
• перед написанием завершающего бухгалтерского отчёта (за последний год);
• при вступлении в должность материально ответственного сотрудника;
• в результате исчезновения имущества, его порчи и т.п.;
• если вещи пострадали от экстремальных ситуаций (стихийных бедствий, техногенных аварий и т.д.);
• при изменении состояния организации (закрытии, реорганизации).

Инвентаризация проводится учреждением в соответствии с п 7. Положения о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ и «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» от 13.06.1995 г. Её нужно устраивать каждые 3 года, книги, журналы, газеты в библиотеках допустимо проверять раз в 5 лет. Помимо запланированной, проходит и внеплановая инвентаризация – после чрезвычайных происшествий, исчезновения или выведения из строя вещей, обмана потребителей и т.п.

Процедура

Существует определённый порядок инвентаризации имущества, его необходимо соблюдать:

1. Подготовка. Глава предприятия издаёт соответствующий приказ в письменном виде, собирается комиссия из 3 и более человек (материально ответственное лицо и соответствующие специалисты – бухгалтер, товаровед и т.п., иногда привлекаются сотрудники правоохранительных органов или внешние аудиторы), определяются время и масштаб, материально ответственный работник пишет расписку о сдаче расходно-приходной документации в бухгалтерию или предоставлении её комиссии.
2. Проведение. Выявление факта наличия, измерение материальных вещей, подсчёт финансов, пишется акт инвентаризации имущества (обычно в 2 экземплярах: один остаётся у материально ответственного лица, второй сдаётся бухгалтерам).
3. Сопоставление содержания описей вещей и предыдущего учёта.
4. Заключение – отражение итогов в документах.

Если много работы или возникла экстренная ситуация, для инвентаризации имущества и финансовых обязательств могут привлекаться специалисты со стороны. Если дел немного, и проверка плановая, обычно обходятся силами сотрудников организации.

Опись материальных ценностей

Всегда выполнение работ по инвентаризации имущества предусматривает установление наличия этих вещей и выяснение их функциональности. Материальные предметы проверяют в порядке их нахождения в помещении. Установив наличие той или иной вещи, её измеряют – взвешивают, определяют длину и ширину или считают расчётным путём (если предметов много – например, овощи или фрукты в хранилище).

Деньги и документы перебирают по листам, монеты считают по количеству кружков. Когда сырьё или товары запакованы, вскрывается несколько упаковок, проверяется, соответствует ли то, что внутри, надписи. В случае выявления несоответствий вскрывается всё. Результаты вписываются в подготовленную опись.

Процесс проверки проводится по возможности без перерывов. Если же работы много, и в них возникла необходимость, помещение запирается и опечатывается главой комиссии, ключ отдаётся на хранение материально ответственному лицу. Опись кладётся в сейф, его тоже опечатывает председатель.

Аналогично проводится инвентаризация недвижимого имущества: устанавливаются его наличие, местонахождение, состав, площадь и другие важные характеристик.

Проверка финансов

Она представляет собой подтверждение остатков по разным счетам бухучёта – расчётам с заказчиками и прочими людьми и организациями. Если проверяются обязательства по финансам, тщательно сверяются любые взаиморасчёты.

Во время инвентаризации кассы проверяются кассовая книга, все отчёты кассира, ордера на приход и расход, журналы их регистрации, оправдательные документы, сравниваются фактические и учётные остатки. Также подсчитываются денежные знаки – по каждой купюре. Всё, как и при подсчёте материальных ценностей, включается в специальную опись.

Результаты всегда вносятся в отчёт месяца, в котором была проведена проверка. Если она годовая, то данные заносятся в годовой бухгалтерский отчёт. Регулярная инвентаризация важна для каждой организации – эта процедура даёт руководству точные сведения о функциональности имущества и наличии задолженностей.