Контроль кассовых операций: кем и когда проводится

Добавлено в закладки: 0

В наше время практически в каждом магазине стоят кассовые аппараты, и большинство из нас, проводя оплату, даже не задумывается над тем, как проводится эта процедура. Для начала разберемся с понятием кассовая операция – это действие, при котором проводится выдача или прием наличных средств. Осуществлять эту операцию может юридическое или физическое лицо. Ну с физическим лицом наверняка все понятно, это обычные покупали в магазине.

Что касается юридического лица, то следуя правилам Центрального банка, фирма, компания или предприятие (все это считается юридическим лицом), обязаны иметь кассу и вести через нее расчеты. Также должна присутствовать кассовая книга. Контролирует все это налоговая служба.

Конечно, такие требование не означают в прямом смысле то, что должен находиться кассовый аппарат на предприятии. Нужно выделить и оборудовать место, в котором будут сохраняться все наличные средства. В нем же и должен происходить расчет и выдача зарплаты сотрудникам.

Как правильно оборудовать кассу?

С самого начала нужно позаботиться о том, чтобы касса находилась в недоступном для посторонних лиц помещении, обеспечив доступ к ней только кассиру. Для хранения наличных средств и передачи их в банк тоже нужно создать специальную систему, и о ней должно позаботиться руководство.

Защита сейфов и кассовых аппаратов должна быть продумана. Одним из существенных принципов организации работы кассового оборудования является то, что ключи от него в наличии могут быть лишь у руководства и кассиров. Если ключ был утерян, то нужно срочно обратиться в соответствующие органы власти и заменить замки. Это позволит избежать потерь и других недоразумений.

В каком порядке нужно осуществлять работу с кассой?

Работа с кассой не так проста, как кажется на первый взгляд, хотя бы потому, что на кассире лежит денежная ответственность. Рассмотрим порядок его работы:

• До начала работы следует осмотреть кассовый аппарат. Это делается для проверки на возможность несанкционированного проникновения. Если все цело и в порядке, то можно начинать непосредственно саму работу. Если нет, то об этом нужно сообщить сотрудникам внутренних дел. В таком случае нужно составить акт проверки, его составляют в четырех экземплярах. Один для органов внутренних дел, второй для предприятия, для страховой компании ну и, соответственно, для вышестоящей организации.
• Вторым действием обычно бывает инициализация кассира в системе, если такая есть, и начало работы.

Кассовые операции может и обязан проводить только кассир. С ним фирма заключает договор, в котором обязательно указано, что он материально ответственный за наличные в кассе, и это как минимум. Также кассир должен вести кассовую книгу и все документы, связанные с его деятельностью. Работая за кассой, он отвечает за сохранность всего, что находится в кассовом аппарате. Но ему запрещено хранить в сейфе или кассе свои личные вещи, независимо от их ценности. Там должно находится только имущество предприятия.

Предприятия бывают разного размера, с разным товарооборотом, а от этого зависит сумма дохода и количество наличных денег в кассе. Поэтому для каждой фирмы банк индивидуально устанавливает лимит кассы. Если накопился установленный режим, то кассир должен передать эту сумму в банк. При наступлении нового года кассир должен заранее сдать всю кассу в банк. При выдаче наличных, он должен зафиксировать свои действия в кассовой книге, обязательно указав, куда и кому он выдает деньги.

Какой порядок работы для кассира?

На многих крупных предприятиях кассой заведует главный бухгалтер или просто бухгалтер. Кто бы ни выполнял работу кассира, с ним обязательно должен быть заключен договор. Перед тем как взять человека на работу, проверяются сведения о нем в органах внутренних дел. Работника могут не утвердить на должность, если он:

• был замечен за злоупотреблением спиртных напитков или наркотиков;
• не погасил судимость за уголовное преступление;
• отмечен как систематический нарушитель порядка;
• страдает психическим заболеванием.

Как любой рабочий, кассир может уходить в отпуск. При этом его заменяет работник, на которого составлено письмо-приказ, а между кассиром  и его сменщиком составлен акт приема-передачи. Он составляется в трех экземплярах.

Для проверки работы кассира и соответствия его работы правилам кассового учета могут привлекаться банки и иные финансовые органы. Контроль кассовых операций включает  в себя инвентаризацию кассы, проверку документации (в том числе и о назначении работника и оформлении его полной материальной ответственности), ведение кассовых операций, списание средств и другое. Результатом аудиторской проверки служит специальный акт.

Задачи контроля за кассовыми операциями

Кассовые книги используются для отражения операция по выдачи и поступлению наличности в течение дня. По окончании работы, кассир подводит итог. Для контроля сравниваются суммы по кассовой книге с данными бухгалтерских регистров. Все поступления наличности отражаются в ведомости по счету 50, а расходы – в журнале-ордере.

Текущий контроль осуществляется каждый день на момент закрытия кассы. Кассир и руководитель (иногда и бухгалтер) проверяют и сравнивают регистры аналитического и синтетического учета, правильность заполнения документации, правомерность расходов из кассы, соответствие правилам ведения безналичного расчета.

Самая распространенная форма выявления нарушений – последующий контроль по окончанию отчетного периода. Он проводится банками или другими контролирующими организациями. Задачей такого контроля является соблюдение требований к хранению наличности, правил ее сдачи, ведение отчетности. При этом основные принципы работы с наличностью включают в себя:

• прием денег осуществляется по правилам ведения кассовых операций с обязательной выдачей чека;
• все деньги предприятия хранятся в банке;
• банк устанавливает лимит остатка по кассе, который не рекомендуется превышать;
• устанавливаются сроки и правила передачи денежных сумм работникам банка.

Внутренний контроль кассовых операций

Ревизия кассы на предприятии проводится достаточно регулярно:

• каждый квартал текущего года;
• контроль по состоянию на 31 декабря;
• уход в отпуск кассира или его увольнение;
• внеплановые проверки по распоряжению руководства.

Для проведения каждой ревизии назначается комиссия (при этом желательно, чтобы проверка проводилась каждый раз новыми людьми, не имеющими отношения к денежным операциям).

Множество организаций устанавливают камеры видеонаблюдения за работой кассиров.

Таким образом, основной задачей контроля за операциями с наличностью является проверка соответствия с законодательно установленными нормами по ведению кассы на предприятии. Такая процедура проводится либо внутри организации специальной комиссией, либо банком. При этом материальную ответственность за расчеты с наличными деньгами несет кассир, к которому также предъявляются определенные требования.