Процедура подготовки и подача электронной отчетности

Добавлено в закладки: 0

Бухгалтерская отчётность – это систематизированные и группированные данные, которые наиболее полно раскрывают финансовое положение предприятия. Вести документацию в бухгалтерии обязаны все организации ещё с 2013 года. Это относится и к тем предприятиям, которые находятся на упрощённой системе налогообложения. Нововведения коснулись тех организаций, чей штат составляет более 100 человек – теперь они обязаны вести всю бухгалтерию в электронном виде.

Сегодня многие бухгалтера ознакомились и успешно используют в своей деятельности программу 1С, однако для некоторых “электронная отчётность” всё ещё остаётся пугающим термином. На самом деле вести документацию в электронном виде гораздо легче для организации, чем это может показаться на первый взгляд. Сдача отчётов в электронном виде существенно экономит время, которое могло быть потрачено на разъезды и ожидание в длинных очередях. Все операции теперь выполняются, не выходя из офиса.

Преимущества подачи электронной отчетности

Электронная отчётность имеет ещё множество преимуществ:

1. На составление отчётов теперь потребуется гораздо меньше времени.
2. Допустить ошибку или неточность теперь невозможно.
3. Отчётность можно легко сдавать при помощи интернета.
4. Теперь бухгалтер не окажется в ситуации, когда инспектор отказывается принимать отчёт, если в нем имеются неприемлемые показатели.

После отправки документов, налогоплательщик получает извещение о получении документации, квитанцию об её приёме и извещение о вводе. Это происходит для того, чтобы подтвердить факт отправки отчётности и принятия её налоговой службой. Специальные операторы в свою очередь имеют лицензию на деятельность и обеспечивают конфиденциальность всех файлов, которые пересылаются в электронном виде.

Какие документы можно подавать в электронном виде

Большинство организаций теперь не должны предоставлять промежуточную отчётность, а только годовую. Её нужно отправить в 2 структуры:

1. Налоговую службу.
2. Государственный комитет статистики.

Передача электронной отчётности в первую структуру обязательна. Конечно, это облегчит процесс отправки данных бухгалтером, но в свою очередь и потребует специального разрешения для работы с электронной отчётностью. Существуют специальные программы, которые поддерживают возможность формирования отчётности, её импорт из других программ и сдачу её в соответствующие инстанции. Они имеют специальную встроенную проверку, что позволяет исключить наличие ошибок в отчётности. Подписывать документы и отправлять их можно из самой программы. Также они могут выполнять функцию наложения электронной цифровой подписи на любой файл (специальная защита документа).

В настоящее время подавать в электронном виде можно любой документ, будь то бухгалтерский баланс или отчет о финансовых результатах. Эта процедура удобная для индивидуальных предпринимателей, у которых нет бухгалтера. Для сдачи отчетов ему достаточно разбираться в программе 1С и иметь доступ к сети интернет.

Что нужно сделать для перехода на электронный документооборот

Перед подачей отчётности необходимо выполнить некоторые указания. Для начала нужно получить специальные усиленные сертификаты для электронных ключей. Они должны быть у каждого лица, который имеет право ставить свою подпись на документы (руководитель, бухгалтер и пр.). Их приобретение возможно в специальных центрах сертификации ключей. Центры должны быть аккредитованными, а о их местонахождении можно узнать в налоговой службе. Эта услуга платная, о стоимости сертификата для одного лица можно узнать в самом центре.

Затем в налоговой службе необходимо взять текст договора о признании электронных документов. Его также можно скачать с официального сайта. Одновременно с этим загружается специальное программное обеспечение, которое поможет формировать отчётность и отправлять её в надлежащие службы. Только после этого подписываются два образца договоров, их вместе с сертификатами ключей (можно на различных электронных носителях) необходимо отнести в налоговую службу по месту регистрации. Когда договора будут подписаны, один экземпляр возвращается бухгалтеру.

Чтобы получить электронный ключ понадобится любой электронный носитель, однако их должно быть столько, сколько на предприятии лиц, нуждающихся в подписи. Электронная цифровая подпись будет получена меньше чем за полчаса, такие ключи будут работать ровно 2 года. При её получении необходимо будет ввести специальный пароль для каждой из них. Пароль не должен быть чересчур сложным, ведь если он будет утерян – восстановлению не подлежит (а цифровую подпись придется менять). С собой необходимо иметь такой перечень документов.

Документы

1. Копия паспорта и ИНН руководителя компании.
2. Копия свидетельства о регистрации предприятия.
3. Копия документа, согласно которому руководитель был назначен на эту должность.
4. Копия устава, которая должна быть заверена нотариусом.
5. Копия свидетельства о том, что предприятие является плательщиком налогов.
6. Договор о предоставлении услуг электронной цифровой подписи.

Отчёты перед подачей необходимо сформировать в программе 1С, затем они загружаются в специализированную программу и на них накладывается электронная подпись и печать организации. Весь процесс занимает несколько минут. Затем отчёт отправляется на заранее указанную электронную почту налоговой службы, после чего должно прийти сообщение о доставке.

Все квитанции должны сохраняться, а отчёты должны быть сданы своевременно, чтобы не выплачивать штрафы.

Программное обеспечение

На официальных сайтах Налоговой службы и органов статистики выложены специальные электронные формы документов. Это значительно упрощает работу бухгалтера или руководителя организации. Кроме того в целях стимулирования перехода на электронный документооборот Налоговая инспекция разрабатывает электронные версии документов по учету перемещения товаров, осуществления взаимодействия с другими юридическими лицами в сфере услуг и работ.

Если не удается самостоятельно разобраться с электронным документооборотом, для этого существуют специальные частные фирмы. Они помогут собрать документы для заключения договора об электронной сдачи отчетности, получить ключи и электронную подпись, подобрать программу для отчетности. Кроме того, бухгалтер может пройти специальные тренинги и учебные курсы по электронному документообороту.

Программное обеспечение, используемое в целях подготовки отчетности в электронном виде, довольно многообразно. Существуют как платные версии, так и бесплатные (на сайте Налоговой службы). Выбор должен быть основан на функциональных возможностях и цене на программный продукт.

Передача любых первичных документов, имеющих отношение к финансовым потокам, должна быть оформлена с применением электронной подписи и осуществляться через специальные компании – операторы. Отправленный просто по электронной почте, он не будет иметь юридической силы.

Таким образом, многие организации оценили удобство предоставления годовых отчетов в электронной форме. Подаваемые через специальные организации, с которыми заключен договор о сотрудничестве, электронные документы имеют значимость и конфиденциальность. Этому способствует и электронная подпись, которая придает им юридическую силу, например, при судебных разбирательствах.