Особенности подачи отчетности в ФСС в электронном виде

Добавлено в закладки: 0

Согласно российскому законодательству, в Фонд социального страхования отчетность обязаны подавать те фирмы, у которых более 25 работников. Переход на электронный документооборот значительно экономит время и силы бухгалтеров и руководителей предприятия.

Сдавать отчетность в ФСС в электронном виде обязаны и предприниматели на общей системе налогообложения, если они являются плательщиками НДС и сдают  по нему декларации.

Процедура подачи отчетов в электронном виде

Рассмотрим алгоритм подачи отчетов в Фонд социального страхования в электронном виде:

1. Подготовка ведомости должна происходить согласно принятой форме. Для этого страховщику необходимо воспользоваться расчетным порталом Фонда соцстрахования или другой программой.
2. Эту заполненную форму нужно скачать на свой компьютер и персонализировать – при помощи шифрованной электронной подписи и других методов информационной защиты. Получить сертификат и ключ на уникальную цифровую подпись страховщик должен в центре удостоверения. Сертификат должен соответствовать правилам Фонда социального страхования.
3. Далее защищенный файл загружается пользователем на приемный шлюз Фонда. Время и дата события фиксируются на ресурсе.
4. Проверка ведомости не должна превышать одни сутки. Во время этого контроля проверяется и сама цифровая подпись, и правильность заполнения полей.
5. После контроля в случае наличия ошибок страховщику высылается специальный протокол с их указанием. Необходимо подправить недочеты и снова загрузить документ на приемный шлюз Фонда соцстрахования.

В случае отсутствия ошибок отчет принимается, страховщик получает уведомление об этом. В этой квитанции проставляются те дата и время, в которые ведомость была добавлена на веб-ресурс Фонда соцстрахования. Сдача отчетности должна происходить не позднее за двое суток до крайнего срока. Именно такой временной промежуток нужно оставить для потенциального исправления документа (или отправки нового). Тем не менее, по возможности не стоит оставлять загрузку ведомости до последнего момента. В эти дни может серьезно повыситься нагрузка на сервер ФСС, поэтому могут возникнуть перебои с предоставлением ведомости в электронном виде.

Сотрудничество с СКБ “Контур”: экономия времени

Основные два задания, которые должен выполнить страховщик при подаче ведомости – заполнение формы без ошибок и его последующая загрузка на приемный шлюз Фонда соцстрахования (с получением квитанции позднее). Объединить эти два пункта и, соответственно, ускорить подачу отчетности можно при помощи специального программного обеспечения. Разработано оно было федеральной компанией СКБ «Контур», которая специализируется на информационных технологиях.

В пределах системы «Контур-Экстерн» создан веб-ресурс, с помощью которого можно подготовить ведомость. Он доступен абоненту только в случае входа в систему. С помощью ресурса можно подготовить отчет и проверить его с использованием стандартов Фонда социального страхования.

Загрузка на приемный шлюз Фонда соцстрахования выполняется автоматически с помощью другого сервиса. После составления ведомости абонент, вошедший в систему «Контур-Экстерн», загружает файл на ресурс «Контура». Оттуда он в автоматическом режиме направляется на приемный шлюз Фонда соцстрахования. Если загруженность ресурса Фонда соцстрахования велика, то ведомость никуда не удаляется, а ждет своей очереди вплоть до того момента, пока не будет загружена в систему Фонда социального страхования. Страховщику не нужно выполнять каких-то дополнительных действий в этом случае или отсылать ведомость еще раз.

Ресурс «Контур-Экстерн» уведомляет страховщика о приеме ведомости и получении квитанции либо о погрешности при обработке файла-отчета. Квитанция сохраняется на веб-сервере, она защищена, и абонент может ее сохранить на свой компьютер или просмотреть.

Ресурсы составления ведомости по форме и отправки его на сайт Фонда соцстрахования объединены в одну комплексную систему. Пользоваться веб-ресурсом могут абоненты «Контур-Экстерна». Не нужно загружать на компьютер какую-то программу, все операции производятся на сайте. Страховщик избавляется от необходимости самому работать с веб-сайтом Фонда соцстрахования, загружая ведомость и получая оттуда квитанцию. Все эти задачи выполняет комплекс от «Контур-Экстерна». Благодаря тому, что она запоминает дату, можно в случае необходимости выиграть у Фонда соцстрахования спор на предмет времени отправки ведомости.

Пути оптимизации электронного документооборота

Вышеописанный ресурс от «Контур-Экстерна» разрабатывался при содействии Фонда, что делает заполнение и отправку ведомости более удобной. Поэтому мы может ожидать, что Фонд социального страхования и дальше будет прислушиваться к мнению страховщиков и упрощать процедуру сдачи ведомости. Есть несколько вариантов такого изменения.

Во-первых, можно законодательно закрепить статус спецоператора связи. Это усовершенствование может быть сделано по примеру со сдачей налоговой ведомости. Спецоператор – посредник, который фиксирует момент отправки ведомости.

В спорной ситуации время спецоператора фиксируется наравне со временем налоговой службы и становится основным. Это актуально, так как на данный момент «Контур-Экстерн» официально не является спецоператором, поэтому фиксация момента отправки ведомости с их веб-ресурса не имеет юридической силы, хотя может помочь тем, кто судится с Фондом социального страхования.

Узаконив таких посредников, можно упростить процедуру разбирательств между страховщиком и Фондом. При этом страховщик должен иметь выбор: загружать ведомость через спецоператора или напрямую на приемный шлюз Фонда соцстрахования.

Второе потенциальное улучшение – возможность обмена крупным количеством данных между Фондом и страховщиком. Тогда больше страховщиков прибегало бы к использованию электронной отсылки, защищенной цифровой подписью.

Третье – регистрация на ресурсе Фонда с использованием цифровой подписи и без надобности посещать отделение Фонда. Этот портал позволяет вести счета и подразумевает другие полезные для страхователя функции.

Таким образом, отчетность в ФСС должна сдаваться в электронном виде при превышении штата организации более 25 человек. По аналогии со сдачей налоговой отчетности, пользователю выдается сертифицированный ключ и электронная подпись. Индивидуальный предприниматель может сотрудничать с государственной компанией СКБ “Контур”, которая специализируется в сфере электронных коммуникаций.