Особенности заполнения платежных ведомостей

Добавлено в закладки: 0

Процесс выплаты вознаграждения за работу сотрудника на предприятии сопровождается оформлением платежной ведомости. Вместо нее можно воспользоваться приходно-расходными кассовыми ордерами. Однако срок действия документа ограничивается одним рабочим днем, что вызывает затруднения при работе с большим коллективом.

Ведомость имеет унифицированную форму Т-53, так же существует расчетно-платежная ведомость и расчетная ведомость Т-49, которые тоже могут использоваться как первичный учетный документ по оплате труда. При заполнении формы Т-49 другие виды документов не заполняются.

С помощью платежной ведомости Т-53 можно оформить расчет по оплате труда сразу с несколькими сотрудники, что гораздо удобнее, чем использование РКО на каждого работника . Еще одно преимущество этого документа – выплата по нему может проводиться в течение нескольких дней. Существует только одно неудобство, связанное с использованием формы Т-53 – это отсутствие конфиденциальности по расчетам с персоналом.

Платежная ведомость является частью бухгалтерской документации, которая требуется для проведения кассовых выплат. Пустой бланк сначала оформляется в бухгалтерии а затем передается кассиру. В обороте используется только оригинал документа, никаких копий не допускается.

Первичный вид документа утвержден статистическим органом РФ. Бланк Т-53 распечатывается в пустом или заполненном виде. В нем находится таблица, где отражаются данные о выдаче заработной платы работникам. Документ заполняет бухгалтер предприятия.

Графа для персонала

Численность работников обособленно отмечается в специально отведенной графе. Ее структура подразделяется на 6 столбиков:

1. Отображается индивидуальный номер работника.
2. Здесь указывается порядковый номер.
3. ФИО.
4. Указывается сумма выдаваемых денежных средств.
5. Колонка для росписи сотрудника при получении наличных.
6. Содержит перечень бумаг, которые имеют отношение к проведению кассовых расчетов.

За правильность заполнения ведомости отвечает кассир. Перед выдачей наличных он должен проверить документ на наличие ошибок и в случае их обнаружение обратиться к главному бухгалтеру для переоформления.

Порядок заполнения платежной ведомости

В первых колонках главного листа указывается название предприятия (его подразделения) или ФИО физического лица. В следующих полях нужно написать код классификации предприятия и указать номер корреспондирующего счета (дебет 70). Далее, необходимо отобразить день использования платежной ведомости, чтобы сопоставить его со сроком действия документа (5 суток после утверждения). Общая сумма заноситься в ведомость цифрами и прописными буквами. В конце титульного листа указывают расчетный период.

Далее, ведомость должна быть заверена руководителем предприятия,  чтобы с ней в дальнейшем мог работать кассир. Последним документ проверяет главный бухгалтер, он должен проконтролировать точность всех осуществленных выплат и сверить с данными учета.

Исправления в платежной ведомости допускаются лишь в случае крайней необходимости. Если на переоформление документа нет времени можно аккуратно зачеркнуть неверные сведения и сверху написать правильный вариант. Исправления должны быть заверенными должностными лицами с учетом даты, которую необходимо указать на бланке.

Когда срок платежной ведомости истек документ необходимо  закрыть даже при неполном проведении выплат. Кассир должен провести специальное оформление написав «депонировано» напротив инициалов всех кто не получил деньги. Затем проводится подсчет выданных и депонированных сумм, которые отображаются отдельно в итоговой колонке листа. В завершении кассир должен поставить свою подпись, выписать сопровождающий кассовый документ, в котором отображается общий результат по выплате средств.

Номер  документа обязательно указывается в платежной ведомости. Оформленный документ передается в бухгалтерию. Перечень всех платежных ведомостей, которые участвовали в документообороте предприятия, содержится в специальном журнале. В нем указывается цель составления, количество выданных наличных, сведения о времени проведения операции, а также список ответственных лиц. Нумерация документов должна вестись строго по порядку от начала календарного года.