Нужен ли ИП график отпусков

Добавлено в закладки: 0

График отпусков – обязательный документ для предприятий разных форм собственности, где используется наемный труд. Он устанавливает порядок предоставления отдыха сотрудникам, занятым на условиях трудового соглашения. Однако для индивидуального предпринимателя, механизм отчетности упрощен. Вопрос о том, нужен ли ИП график отпусков становится актуальным, когда бизнесмен начинает работать с наемным персоналом.

Когда и кем составляется график отпусков

График отпусков является тем документом, на основании которого работник получает гарантированное право на отдых. Нужен ли ИП график отпусков? Индивидуальные предприниматели, использующие наемный труд, обязаны составлять распорядок отдыха подчиненных. Это помогает избежать путаницы и споров при определении очередности отпусков. Кроме того, инспекция труда вправе проверить данную документацию.

Если хозяйствующий субъект не ведет график, то к нему могут быть применены соответствующие санкции. Минимальная сумма штрафа за отсутствие документа – 1 000 руб. Нужен ли ИП график отпусков, если у него задействована небольшая численность работников? Да, даже если трудоустроено два или три человека, предприниматель должен представить документ инспекции труда. Если ИП не использует наемный труд, то он освобождается от этой обязанности.

График отпусков необходимо составлять особо тщательно. Часто на практике это правило игнорируют хозяйствующие субъекты. На небольших предприятиях сотрудники освобождаются от трудовых обязанностей на основании заявления и идут в отпуск на следующий день. Это неправильно, так как работнику положены выплаты от ИП не менее чем за три дня до начала отдыха.

График отпусков ИП составляет до начала нового календарного года, но не позже, чем за две недели до его наступления. Допустим, график на 2018 год должен быть готов до 15 декабря 2017 года.

Законодатель не требует соблюдения четкой формы документа. Предприниматель вправе разработать свой график отпусков или использовать уже готовый формуляр, утвержденный Госкомстатом в 2004 году. Основное требование – наличие документа на предприятии, соблюдение очередности предоставления отдыха подчиненным и документальное отражение в нем всех текущих изменений.

Унифицированная форма графика отпусков доступна бесплатно в формате Word и Excel. Скачать ее можно в интернете.

На видео: Отпуск. Порядок предоставления. Работа с графиком отпусков. Уменьшение задолженности по отпускам.

Как составить документ

На больших предприятиях готовится приказ о создании графика отдыха персонала на следующий год. Предприниматель сам решает, нужен или нет ему этот документ. Актуально издавать распоряжение при большой численности сотрудников. Как составить, заполнить и утвердить график отпусков ИП? Образец заполненного документа представлен ниже.

Прежде чем приступить к его составлению, работодатель обязан:

• подсчитать количество дней, положенных подчиненным для ежегодного отдыха (по закону их не может быть менее двадцати восьми);
• проверить, есть ли у работников преимущественное право на выбор даты освобождения от трудовых обязанностей (допустим, несовершеннолетние сотрудники, почетные доноры или иные льготные категории граждан);
• согласовать очередность отпусков между работниками, желательно при этом попросить персонал изложить свои пожелания касательно дат отдыха письменно.

Льготные категории сотрудников вправе первые выбирать удобное время отдыха. Когда каждый работник ИП определился с датой, все разногласия будут улажены, следует приступить к заполнению графика. Унифицированный документ Т-7 имеет форму таблицы и содержит 10 граф. Заполняются они на протяжении года постепенно, по мере ухода сотрудников в отпуск.

Что необходимо отразить в таблице:

1. В первой графе указывается полное название структурного подразделения. Предприниматель может оставить ее пустой.
2. Вторая, третья и четвертая колонки – полное наименование должности, фамилия работника, присвоенный табельный номер. Записываются все сотрудники, работающие на условиях трудового договора. В том числе лица трудоустроенные менее полугода назад.
3. В пятой колонке указывается общее количество дней, положенных работнику в качестве основного и дополнительного отдыха.
4. Вместо даты предполагаемого отпуска может быть написан только месяц. В этом случае работник обязан предупредить руководителя о желаемом дне ухода на отдых путем подачи заявления.

Образец заполнения документа:

Остальная часть графика заполняется на протяжении календарного года. Утверждается документ подписью хозяйствующего субъекта.

 На видео: Оптимизация режимов работы.Суммированный учет: практика и графики

Внесение изменений в график

В течение года в документ вносятся корректировки, которых нельзя избежать при нормальной деятельности предприятия. Это внутренние перемещения подчиненных, прием новых кадров, изменения в датах. Как внести изменения в график отпусков? Для этого предназначены графы 7–10 таблицы. В седьмой колонке указывается фактичное время ухода в отпуск. Оно может и не совпадать с датой, указанной ранее, но для этого должно быть документальное основание, указанное в следующей графе.

В примечаниях может быть указана различная информация, допустим, о дополнительных днях отдыха, оставшихся с прошлого года. При приеме нового сотрудника предприниматель может внести соответствующие изменения в график. Обязательно ли делать подобные корректировки? Нет. Законодатель не обязывает хозяйствующего субъекта вносить нового работника в таблицу, сделать это можно в следующем году. Если же сотрудник пожелает отправиться в отпуск, он может быть предоставлен по заявлению и договоренности с руководителем.

При увеличении дней отпуска работникам или вследствие больших кадровых перестановок, целесообразно составить дополнительный документ, включающий произошедшие изменения. Правильное ведение графика поможет избежать штрафов в случае внезапной проверки со стороны контролирующих органов.

На видео: Вебинар график отпусков

https://www.youtube.com/watch?v=eQuDxa8kLXo