Оформление наемных работников

Добавлено в закладки: 0

Создание предприятия требует от руководства определенных знаний рыночных механизмов, процессов производства и сбыта, порядка взаимодействия с органами власти, системы налогообложения. Помимо этого, опытный управленец должен обладать личными качествами лидера, потому что на определенном этапе ему придется работать с подчиненными людьми. Для ведения бухгалтерии обычно нанимается специалист. Кадровые служащие чаще всего имеются на крупных предприятиях, а предпринимателям малого и среднего бизнеса приходится самостоятельно осуществлять оформление работников.

Подготовительный этап

С чего начинается правильное оформление кадровых документов? Если этот вид учета начинается с нуля, то прежде всего нужно изучить законодательство, ознакомиться со специализированной литературой, приобрести программы, облегчающие ведение документооборота. Существует несколько сервисов в интернете, которые содержат полную информацию о составе и порядке ведения кадровой отчетности, образцы, пошаговые инструкции и многое другое.

Если позволяют средства, можно оплатить специализированное программное обеспечение, которое значительно облегчит работу кадровику. Но часто возможностей установленной программы 1С, единой на предприятии, бывает достаточно.

Следующий шаг – изучение учредительных документов. Оформление трудового договора с работником, приказы о премировании, повышении, увольнении, переводах не должны им противоречить. Здесь же отражаются особенности приема на работу директора и ключевых руководителей. Оформление работников аппарата управления и утверждение соответствующего приказа проводится в первую очередь. Кроме того, в Уставом ООО регламентируется выплата заработной платы топ-менеджерам по результатам решения собрания учредителей и штатное расписание.

Пошаговая инструкция организации кадрового учета с нуля включает определение перечня основных документов. Обязательные нужно будет составлять в любом случае. Необходимость формирования других нужно согласовать с руководством. Кроме того, важно уточнить особые условия, которые будут отражены в Правилах внутреннего распорядка, трудовых договорах и других стандартных внутренних документах.

Подготовительный этап завершает оформление директора. Соответствующий приказ должен быть первым и содержать дату начала работы. Директор ставит две подписи за обе стороны. Основанием для вступления в должность должно стать решение единственного учредителя или Собрания учредителей. Если в штате не будет бухгалтера, то обязанность ведения учета возлагается на директора, это также должно быть отражено отдельным приказом.

Трудовой договор подписывается директором и одним из учредителей в качестве работодателя. Должностная инструкция утверждается также при участии единственного или одного их нескольких владельцев компании.

Документы кадрового учета

Содержание первых кадровых документов – Штатное расписание и Правила внутреннего распорядка должно быть согласовано с руководителем. Он вносит необходимые правки и дополнения, после чего утверждает.

Штатное расписание подготавливается по определенной форме, произвольный порядок не допускается. Поэтому нужно заранее изучить образцы и следовать четким инструкциям по заполнению. Штатное расписание может быть составлено с расчетом на будущее, планами расширения штата организации.

Штатное расписание регулярно обновляется. При любых изменениях оно составляется заново. Это позволяет вести количественный учет работников, особенно на крупных предприятиях.

Правила внутреннего распорядка предоставляются будущему работнику для ознакомления и подписи перед заключением трудового договора. Обычно этот документ содержит несколько глав:

1. Общие положения.
2. Права и обязанности сторон трудовых отношений.
3. Порядок приема на работу, перевода, расторжения трудового договора.
4. Порядок оплаты труда.
5. Время работы и отдыха.
6. Меры по обеспечению внутренней дисциплины на предприятии.

Документальное оформление работника на работу сопровождается заключением трудового договора. Поэтому нужно заранее подготовить типовой образец, включив в него выгодные и необходимые для компании условия. Положения этого документы не должны противоречить законодательству и в то же время учитывать интересы предприятия.

После подготовки этих основных документов можно приступить к оформлению книги учета, табелей рабочего времени, приказов о материальной ответственности и т.д.

Совместно с руководителем решается вопрос об ответственном лице, который будет заполнять и вести трудовые книжки. На первых порах этим может заниматься директор или кадровик, в любом случае нужно будет оформить приказ об утверждении сотрудника, которому будет поручено ведение, учет, выдача трудовых книжек.

Виды кадровых документов

Документооборот кадрового учета включает оформление:

1. Трудовых договоров и дополнений к ним. Сюда же можно отнести ведение личных дел (в том числе, карточки с образцами подписей), заполнение трудовых книжек, для которых предусмотрена книга учета движения, которая хранится в отделе кадров.
2. Распоряжений руководства в форме приказов в отношении личного состава (например, о приеме на работу или увольнении). Каждый приказ вносится в книгу учета, которая должна быть пронумерована, прошнурована и заверена директором.
3. Формирование и ведение табеля учета рабочего времени, который может вестись в электронном виде. В любом случае понадобится распечатка готового табеля и его визирование.
4. Положение об оплате труда. Этот важный документ содержит правила расчета заработной платы, отпускных, премий и других выплат сотрудникам. Кадровая служба также каждый год готовит график отпусков, который утверждается не позднее 2 недель до начала нового года. На основании этого документа создаются приказы о предоставлении отпусков.
5. Внутренняя переписка по служебной необходимости.
6. Журналов, реестров и других внутренних документов, имеющих отношение к учету, контролю, регистрации.

Оформление работника в ООО: документы

При трудоустройстве в ООО оформление работников проводится при предоставлении следующих личных документов:

• паспорт;
• трудовую книжку;
• СНИЛС (страховое свидетельство);
• документы об образовании;
• свидетельства на детей, не достигших совершеннолетия;
• для определенных вакансий требуется санитарная книжка.

На ознакомление работнику до подписания контракта представляются документы:

1. Правила внутреннего распорядка.
2. Положение о защите персональных данных. Этот документ зачастую плохо соблюдается, особенно на малых предприятиях, ведь для обеспечения охраны сведений требуются дополнительные расходы.

Оформление приема работников сопровождается:

• составлением должностной инструкции. Работник должен ознакомиться со своими обязанностями, дисциплиной и нормами работы на предприятии;
• оформление работников проводится на основании заявления;
• подписанием трудового договора. Этот документ составляется в двух экземплярах. Работник может быть оформлен и по гражданско – правовому договору, в этом случае ему не выплачиваются отпускные, больничные, а предприятие не платит взносов в ФСС. ;
• утверждением приказа;
• внесение записи в трудовую книжку;
• заведение личной карточки. Многие предприятия давно перешли на электронные системы, сотрудники сами вносят анкетные данные, которые хранятся на корпоративном сервере.
• оформление личного дела работника, куда вкладываются все копии документов принятого на работу лица.

На предприятии должно быть обеспечена сохранность кадровой документации. В качестве места может быть выбрано нахождение управляющего органа либо другое. Обязательное условие – оно должно быть известно и доступно всем участникам ООО.

Документы бухгалтерского учета, служебная переписка и другие внутренние акты должны храниться не менее 5 лет. Несмотря на такие требования, ответственность за нарушения законом не предусмотрена. Однако соблюдение правил архивации кадровой документации помогает избежать проблем во взаимодействии не только с государственными органами, но и с коммерческими структурами.

Какие еще документы могут понадобиться

 Определенных обстоятельствах в обязанности кадровика может входить оформление следующих документов:

1. Коллективный договор. В нем могут быть прописаны дополнительные поощрительные мероприятия, гарантии для работников, разовые выплаты при выходе на пенсию, компенсация расходов на питание, сотовую связь, транспорт. Это необязательный документ, но в ситуациях, когда он подписан, у руководства возникают обязанности по его выполнению. Обычно инициатором создания такого документа выступает коллектив предприятия.
2. Документ определяющий порядок премирования на предприятии. Он составляется, когда в трудовых договорах не предусмотрена система поощрений.
3. График работы сменных сотрудников нужен при сменном характере деятельности предприятия.
4. Положение о хранении коммерческой тайны.
5. Правила приема иностранных граждан на работу. Обычно такая процедура требует предоставления не только трудовой книжки и документов об образовании, но и разрешение на работу в России, законность ведения трудовой деятельности, регистрацию или документ о законном нахождении на территории нашей страны.

Регистрация в фондах

При создании ООО, необходимо встать на учет в следующих государственных организациях:

1. Пенсионный фонд и ФОМС – в течение 30 дней.
2. ФСС – не позднее 10 дней.

Кроме того, нужно зарегистрировать трудовые договора в Пенсионном фонде и ФСС. В дальнейшем нужно будет платить сборы в эти внебюджетные организации.

Особенности кадрового учета на микропредприятии

Критерии, в соответствии с которыми компании относятся к малому бизнесу:

1. Размер штата не должен превышать 15 человек.
2. Ограничения по доходам – не более 120 миллионов рублей.

Оформление работников на микропредприятиях может проводиться без составления следующей документации:

1. Положение об оплате труда.
2. Правила внутреннего распорядка.
3. Положение о назначении премий, графики учета сменности работников.

При этом оформление документов работника проводится в обычном режиме.

Последствия приема на работу без оформления

Работник без оформления – достаточно частое явление. Это происходит не только в теневых компаниях, но и там, где платится легальная заработная плата вполне официально. Чем это грозит руководству и в целом предприятию? Оправдан ли подобный риск?

Можно выделить два основных варианта сокрытия трудовых отношений. В обычных компаниях, где платится официальная заработная плата, проблемой является оформление денежных расходов в форме выплат. Чаще всего заключается устный договор с работником без оформления, где он указывает на лицо, которое будет вместо него получать зарплату. Либо предприятие идет по другому пути – ставит совмещение на работающего сотрудника, который в дальнейшем передает деньги неоформленному лицу.

В организациях, где практикуется выдача «серой» зарплаты, порядок оформления работника еще более упрощен. Трудовой договор составляется без даты, и в случае проверки он оперативно дорабатывается.

Какие неприятности ждут руководство предприятия, если установлен факт нарушения трудового законодательства:

1. Административное наказание для руководителя до 5000 рублей (при повторных фактах его могут дисквалифицировать на срок до 3 лет), для компании – до 50 000 рублей.
2. Государственные органы потребуют уплатить штрафы и доначисленные налоги на неоформленных сотрудников.
3. Помимо этого, фонды и налоговая инспекция наложат штраф за нарушения сдачи отчетности на работников.
4. При несчастном случае на производстве компании грозит штраф до 10000 рублей, а директору – до 1000 рублей. При отсутствии подписи в инструктаже по технике безопасности, то вина ложится на директора за причинение вреда его здоровью. А это может привести даже к уголовной ответственности в зависимости от тяжести.

По мимо его прочего неоформленный работник может отказаться от возмещения материального вреда, потребовать возмещения по наступившим страховым случаям (например, пособие по беременности и родам) или просто обмануть работодателя, заявив, что не получил зарплату за выполненную работу.