Добавлено в закладки: 0
Любая организация будет работать только в том случае, если в ней есть структура (подразделение, отдел, цех). Каждый из отделов несет ответственность за выполнение определенных задач, которые входят в круг обязанностей работников подразделения. Для того чтобы трудовые обязанности не дублировались и были грамотно распределены между всеми специалистами, существует документ – форма должностной инструкции офис-менеджера.
Общие сведения
Данный бланк содержит информацию о профессиональных требованиях к соискателю, опыту работы, его правах и обязанностях. Лист должностной инструкции офис-менеджера – своеобразная защита специалиста. В документе четко прописывается круг обязанностей сотрудника, размер заработной платы, материальные поощрения, которые работодатель должен выплатить в случае сверхурочной работы. Помимо премий, акт должностной инструкции офис-менеджера также содержит данные о правах специалиста, обязательствах и дисциплинарных взысканиях, которые могут применяться к работнику в случае невыполнения профессиональных обязанностей.
Документ должностной инструкции офис-менеджера решает сразу несколько задач. Во-первых, он ускоряет процесс адаптации работника на производстве. В бланке детально прописываются обязанности сотрудника и их объем, подчиненность и уровень ответственности, поэтому у нового специалиста не должно возникать лишних вопросов и чрезмерной инициативности, что тоже бывает вредно.
Бланк должностной инструкции офис-менеджера также очень полезен и для руководства. Грамотно составленный документ содержит четкий перечень обязанностей, которые выполняет тот или иной сотрудник. Если вдруг специалист решил уволиться или директор сам решил отстранить от работы нерадивого работника, инструкция поможет в последующем грамотно поставить задачу рекрутерам, каким именно должен быть соискатель.
Поскольку должность офис-менеджера достаточно востребована сегодня, следует внимательно подходить к составлению производственного акта. Порой, сфера деятельности сотрудника включает обязанности секретаря, рекрутера, администратора, а в некоторых случаях – бухгалтера. Вот почему договор должностной инструкции офис-менеджера обязательно должен включать основные требования к соискателю (знание основ 1С, невербальной психологии и проч.), а также иметь четкую структуру обязанностей.
Как правильно составить
К сожалению, в законодательстве не существует единых правил для составления данного производственного документа. Однако существует один общепринятый шаблон – должностной инструкции офис-менеджера он тоже касается.
Официальная бумага состоит из нескольких пунктов:
- «Общие положения».
- «Основные функции».
- «Права».
- «Ответственность».
Иногда документы дополняются разделами «Условия работы» или «Право подписи».
Положения, прописанные в каждом пункте, должны иметь четкую формулировку. Не следует использовать абстрактные понятия, например, «высокая продуктивность труда». Сотрудник и руководитель могут вкладывать разные понятия в слово «высокий». Лучше, чтобы образец должностной инструкции офис-менеджера содержал вот такие пункты: «за день сделать 10 звонков» или «за неделю оформить 20 документов».
Бланк должностной инструкции офис-менеджера
Пример должностной инструкции офис-менеджера выдается сотруднику на руки только в момент подписания трудового договора. Следовательно, соискателю не всегда хватает времени на внимательное изучение пунктов документа.
Целесообразно заранее скачать бланк должностной инструкции офис-менеджера (типовой пример) и ознакомиться с ним до встречи с руководством.
Скачать образец должностной инструкции офис-менеджера (doc, 19 КБ)
Как правильно заполнить
Схема должностной инструкции офис-менеджера достаточно проста. В самом начале документа находятся данные о руководителе, далее идут основные пункты и в конце – информация о сотруднике.
Для того чтобы заполнить бланк, необходимо указать только Ф.И.О. (полностью), дату ознакомления с бумагой и поставить подпись. В некоторых случаях, информация о сотруднике указывается не в самом документе, а на отдельном бланке, где также указана дата принятия сотрудника на работу.
Образец должностной инструкции офис-менеджера
Выдается бланк в отделе кадров или руководителем производства. Заполнять его нужно от руки. Несмотря на то, что бумага не содержит трудной для понимания информации, иногда просто не получается внимательно ее прочитать. Причина – недостаток времени или волнение, которое может возникнуть на новом месте работы.
Если предварительно скачать образец должностной инструкции офис-менеджера, можно в общих чертах ознакомиться с требованиями, выдвигаемыми к сотруднику, его правах и обязанностях в спокойной домашней обстановке.
На что обратить внимание
Изучая документ, необходимо внимательно вчитываться в каждый пункт. Если есть моменты, которые непонятны или нечетко сформулированы, нужно сразу же просить разъяснения у руководства.
Лучше, конечно же, заранее скачать должностную инструкцию офис-менеджера (типовой пример) и перечитать ее до встречи с работодателем. Это поможет сформулировать некоторое представление об обязанностях и ответственности, которая ждет в случае их невыполнения.
Загрузка...
