Оформление документов при приеме на работу

Добавлено в закладки: 0

Принятие сотрудника на определенную должность фиксируется соответственным приказом, который издается после подписания между работодателем и работником трудовой договоренности, регулирующей отношения сторон.

Что такое личная карточка сотрудника

Приказ о приеме на работу оформляется в кадровом отделе его сотрудниками и заверяется печатью, визируется руководителем, а после прочтения сотрудником, его подписью. Данный документ впоследствии является основанием для начала трудовых отношений. Прием на работу оформляется посредством заполнения:

• личной карты сотрудника;
• трудовой книжки и других подобных;
• после создания приказа производится открытие личного зарплатного счета в банке, обслуживающем предприятие или компанию.

Данный документ предназначен для фиксирования и систематизирования информации персонального типа. Каждый работник имеет свою личную карточку, в которую вносятся данные на протяжении всего периода работы в организации. Личная карта является составляющей общей картотеки.

Правила оформления

При оформлении личной карты используется форма № Т-2. Согласно требованиям систематизации данных, на первых двух страницах должна находиться информация персонального характера, которая вносится в документ сразу при поступлении на работу. Остальные страницы используются под заполнение информацией о деятельности на рабочем месте, которая вноситься в карту периодически.

Форма № Т-2 хранится в отделе кадров, доступ к ней имеют только сотрудники данного отдела, которые занимаются заполнением и ведением подобных документов. Личная информация вносится на основании предоставленных документов, таких как:

• паспорт;
• документ о полученном образовании;
• трудовая книжка;
• для ведения личной карты используются документы, которые были составлены во время приема на работу, а также в процессе трудовой деятельности.

Ответственность за ведение и хранение подобной документации возлежит на соответствующем отделе предприятия, исключения в данном случае составляют только индивидуальные предприниматели. При оформлении на работу предприятие может использовать собственную форму приказа, но в любом случае, составление приказа о приеме на работу требует наличия обязательных пунктов для внесения личных данных сотрудника. Обязательными являются:

• указание о приеме на работу;
• ФИО сотрудника;
• должность;
• испытательный срок (если присутствует) и его условия;
• данные трудового договора.

При приеме на работу группы сотрудников может быть издан один общий приказ. При таком подходе в документ вносятся все ранее перечисленные обязательные пункты, касающиеся каждого по отдельности. Также в данном случае может использоваться форма № Т-1 унифицированного типа. Существует два вида таких форм – № Т-1, разработанная для оформления 1 сотрудника и № Т-1а – разработанная для оформления нескольких работников.

Все пункты документов такого типа достаточно понятны и при их заполнении обычно не возникает никаких проблем, тем более, что существует образец приказа о приеме на работу. Но, тем не менее, присутствуют некоторые нюансы, рассмотреть которые стоит более подробно.

Особенности ведения учета сотрудников

При заключении трудового обязательства без определенного срока окончания его действия в графе, указывающей период работы и дату, никаких отметок не ставится.

При заполнении формы № Т-1 в графе, где вносятся данные об условиях вступления в должность и определения вида трудовой деятельности необходимо конкретизировать форму организации рабочей деятельности. Это может быть:

• работа на постоянной основе;
• по совместительству;
• временно на период отпуска основного работника;
• перевод из другой компании и т.д.

Размер заработной платы, ставки, а также надбавки и другие доплаты должны указываться соответственно уже имеющимся штатным и полностью соответствовать данным, указанным в договоре, регулирующем трудовую деятельность и взаимоотношения сторон.

Как главное преимущество унифицированных документов, использующихся для оформления приказов, можно определить их простоту и минимальную формализованность. При рассмотрении текстовых разновидностей подобных документов можно заметить, что их вариант в большей части случаев является произвольным, что не совсем удобно.
В документации унифицированного типа отсутствует необходимость в отметках о прохождении инструктирования, медосмотра, а также о согласии с предложенными условиями работы. Но из-за такой особенности есть необходимость в составлении дополнительных листов согласования, где вносятся данные по всем отсутствующим в форме № Т-1 пунктам. В соответствии с оформленным приказом, сотрудник обязан приступить к работе в определенный срок. Если это условие не выполняется без указания уважительных причин, приказ аннулируется.