Ведение кассовых операций в РФ: порядок и нюансы

Добавлено в закладки: 0

Каждый субъект предпринимательства обязан обеспечить ведение учета кассовых операций.  С текущего года в силу вступили изменения, касающиеся вопросов ведения такого учета. Порядок ведения кассовых операций установлен в Указаниях Банка России. При этом для ИП предусмотрен упрощенный механизм кассового учета.

Особенности ведения кассовых операций

Любое движение наличности в кассе считается кассовой операцией. Учитываются операции как с предприятиями, так и с физлицами. При этом установлен лимит суммы по одной сделке для проведения кассовой операции. Он составляет 100 тыс. руб.

Данное ограничение действует в отношении расчетов между субъектами предпринимательства, исключение составляет выплата заработной платы. Превышение лимита является нарушением кассовой дисциплины и влечет ответственность для предпринимателя. Кассовые операции могут осуществляться с помощью программно-технических средств, которые должны обладать функцией распознавания защитных признаков банкнот (не менее 4).

Любая кассовая операция требует оформления приходного или расходного кассового ордера. Их формы установлены Указанием. Документы могут быть в бумажном или электронном виде. По любому из ордеров должна быть произведена запись в кассовой книге. Если в этот день ни одна кассовая операция не проводилась, то в Книге записи не делаются. Если ИП ведет учет доходов и расходов с использованием специальной книги, то оформление этих документов не обязательно.

Ранее касса должна была представлять собой отдельное помещение. Сегодня руководитель может принять решение об обустройстве только части помещения. Касса должна обязательно закрываться и опечатываться.

Вся наличность, по истечении семи дней после поступления в кассу, подлежит отправке в банк для хранения. В случае значительной отдаленности субъекта предпринимательства от банка, данный срок может составлять 14 дней.

Существует определенный лимит наличности, которую разрешено хранить в кассе. Ранее его определял банк, обслуживающий предпринимателя. Сейчас хозяйствующий субъект сам определяет размер лимита, используя специальную формулу. При этом на нем не лежит обязанность уведомлять банк об этом размере. Сумму, которая превышает такой лимит, допускается держать в кассе максимум три дня (за исключением выходных и праздничных дней) и только в дни, когда выдается зарплата или производятся иные выплаты. Обязанность по установлению лимита наличных денег, которую разрешается хранить в кассе, на индивидуальных предпринимателей не распространяется.

Порядок ведения кассовых операций ИП

Работать с кассой ИП может самостоятельно или назначить иное лицо, на которое будут возложены функции кассира. С таким сотрудником обязательно заключается договор о полной материальной ответственности. ИП должен проинформировать работника под роспись о правилах ведения кассовых операций, а также о кассовой дисциплине.

Кассир должен ознакомиться с должностными обязанностями под роспись. Если таких работников несколько, то один из них должен быть назначен старшим. Для отражения операций по передаче наличности между кассирами на протяжении рабочего дня старший кассир заполняет книгу учета денежных средств, принятых и выданных кассиром. Записывается сумма наличности и ставятся подписи кассира и старшего кассира.

Периодически следует проводить контроль над правильностью осуществления кассовых операций, чтобы избежать возможных санкций со стороны государственных органов. За правильное ведение кассовых операций ответственность несет индивидуальный предприниматель, который обязан создать все условия, чтобы обеспечить сохранность наличности и иных ценностей, находящихся в кассе. Перечень мероприятий, которые следует проводить для обеспечения их сохранности, определяет хозяйствующий субъект. Дополнительно следует создать безопасные условия для транспортировки наличности из банка или обратно.

Поступление наличности в кассу оформляется с помощью приходного кассового ордера. В случае применения контрольного – кассового аппарата по завершении рабочего дня следует составить ПКО на всю сумму денег, которая поступила за день. Для этого используют данные контрольной ленты кассового аппарата. ПКО, которые относятся к одному рабочему дню, прикрепляются к отрывному листу из кассовой книги.

Выдача из кассы заработной платы сотрудникам или оплата поставщикам осуществляется с применением расходно-кассового ордера, расчетно-платежной или платежной ведомости. Выдача наличности может производиться только лицу, указанному в соответствующих документах (при наличии удостоверения личности).

Выдача наличности под отчет для покрытия расходов, связанных с осуществлением деятельности ИП, происходит на основании заявления подотчетного лица. Размер подотчетной суммы и срок, на которой она выдается, устанавливается индивидуальным предпринимателем.

Срок хранения всех кассовых документов составляет минимум пять лет.

Нарушение кассовой дисциплины и правил ведения кассовых операций может повлечь административную ответственность для ИП.