Пишем записку о предоставлении отпуска

Добавлено в закладки: 0

Для того чтобы подтвердить факт ухода сотрудника в ежегодный оплачиваемый отпуск, а затем подготовить и начислить положенные отпускные выплаты, в организации заполняют записку-расчёт о предоставлении отпуска. В качестве бланка для её оформления используется унифицированная форма № Т-60.

Оформление документа

Записка-расчет относится к первичной учётной бухгалтерской документации предприятия и впоследствии может использоваться в случае увольнения сотрудника для предоставления расчётных выплат.

Форма № Т-60 является двухсторонней, заполняется двумя людьми. На лицевой стороне записки о предоставлении отпуска представлена общая информация о данном отпуске.

Бланк оформляет работник кадровой службы на основании приказа о предоставлении сотруднику отпуска, утверждённого руководством организации. Оборотная сторона – расчёт отпускных. Её заполняет бухгалтер предприятия.

Поле «Период работы»

Здесь указывают общую информацию о сотруднике и об отпуске:

• ФИО;
• наименование структурного подразделения, в котором он работает;
• должность;
• вид отпуска;
• даты начала и окончания;
• основание, на котором он предоставляется.

Если трудящийся ещё не проработал год полностью либо постоянно уходил на больничный, кадровик оформляет лишь часть отпуска, но указывается полный календарный год. Это правило распространяется и на тех работников, кто решил использовать лишь часть положенного ему отпуска. Строка не заполняется вообще в том случае, когда оформляется декретный отпуск либо отпуск по уходу за ребёнком.

Расчёт оплаты отпуска

Первые три графы представляют собой таблицу в 12 строк, каждая из которых обозначает месяц года, составляющего расчётный период. В графе 1 прописывается обозначение года расчётного периода, в графе 2 – каждый из месяцев с начала расчётного периода.

В графе 3 прописывают итоговую сумму выплат сотруднику за каждый месяц расчётного периода. Если имелись какие-либо корректировки – например, сотруднику за прошедший год повысили зарплату, выдали премию либо наоборот лишили её, то сумму следует скорректировать заранее и привести её в графе 3. Проводимые расчеты не отражаются. В дальнейшем настоящая сумма будет взята за основу расчёта среднедневного заработка сотрудника.

Чтобы не путаться с цифрами и не забыть впоследствии, на основании чего корректировалась начальная сумма, после пропечатанной в графе 3 таблицы указывают месяц и число, начиная с которого работнику была увеличена заработная плата (начислена или вычтена премия).

Если при расчётах был применён корректировочный коэффициент, дополнительно оформляется бухгалтерская справка. Чётких предписаний по поводу того, как верно её составлять, законодательно не определено. Закон «О бухгалтерском учёте» (конкретно статья 9) предусматривает необходимый набор реквизитов для подобного документа. Справка оформляется бухгалтером предприятия.

Заполнение с 4 по 7 графы

Бухгалтер не должен забывать, что число рабочих дней в полностью отработанном месяце, указываемое при расчёте отпускных, весьма условно и равняется 29,4. Если сотрудник брал больничный или добавочные выходные дни, и в итоге вышло, что месяц не отработан в полной мере, используют такой расчёт, при котором «условное» число делится на количество дней в месяце и умножается на отработанные дни.

Образец расчета будет таков: допустим, сотрудник брал 5 дней без сохранения заработной платы в октябре. Количество выработанных дней высчитывается так:

• (29,4 : 31) * (31 – 5) = 24,66

Графа 5 фиксирует общее количество отработанных трудящимся часов. Её необходимо заполнять только тогда, когда определён суммарный учёт рабочего времени. В иных случаях она остаётся пустой.

В графе 6 прописывается размер среднедневного заработка. Его рассчитывают следующим образом: данные из итоговой строки в таблице в графе 3 (конечная сумма начислений за расчётный период) делятся на показатели из граф 4 или 5 (общее количество дней, которые по факту отработал сотрудник). В 7 графе указывают общее число дней отпуска для конкретного сотрудника.

Расчёт отпускных

Прописывается конечная сумма отпускных выплат, положенная к выдаче работнику «на руки». Рассчитывается следующим образом: среднедневной заработок (итоговые данные графы 6) умножают на количество отпускных дней (графа 7). Сумму приводят уже с учётом подоходных налогов, профсоюзных взносов и иных отчислений.

Унифицированная форма № Т-60 заполняется без участия самого работника, однако иногда возникает необходимость познакомить его с этим документом. В таком случае в записку-расчёт может быть добавлена виза ознакомления.