Формирование личного дела сотрудников

Добавлено в закладки: 0

Персональное дело и входящие в его состав документы работника наглядно показывают его личное отношение к работе, которую он выполнял на том или ином месте. Дело студента будет отражаться срок его обучения в высшем учебном заведении. Пакет входящих документов, собранных на работника в течение многих лет характеризует, как правило, отношение человека к труду или учебному процессу.

Особенности ведения личного дела

Личное дело определяет работающий состав организации, предприятия или частной фирмы. Сохраняются документы в тех местах, где человек продолжает трудиться. Особенно бережно и ответственно относятся к архиву собственных дел сотрудников государственных предприятий и организаций.

Многие владельцы фирм и компаний самостоятельно определяют необходимость работы своей кадровой службы. Практика же показывает, что на самом деле формировать и содержать на работе личное дело каждого своего труженика – нужный и окупаемый труд.

Состав персональных данных о сотруднике

Следующие документы обычно формируют личное дело сотрудника:

• собственноручное заявление, ходатайствующее о взятие на работу;
• составление контракта и других вспомогательных соглашений;
• персональный листок, подтверждающий, что работник находится в личном составе (организации, фирмы, компании или предприятия);
• автобиография или заполненная анкета;
• копии документов, подтверждающие образование;
• приказы о зачислении на выбранную вакансию (выписки или копии);
• персональные характеристики и собственные ходатайства;
• справка о прохождении аттестации, представления, отзывы;
• инструкция, дающая право занимать именно эту должность;
• паспортные данные (копия);
• приказы и заявления о переходе на другой вид работы или должность;
• справки об имеющемся имуществе и собственных доходах;
• прочие документы (по необходимости).

Формирование личных дел работников

Все документы, регулирующие трудовую деятельность отдельного работника, попадают в персональное дело по мере их появления. В случае расчета личное дело работника является завершенным и должно быть передано в архив. Дела работников государственной службы  в архив попадают после десятилетнего пребывания в отделе кадров, других работников после трехлетнего срока и закрытия их в делопроизводстве.

Если документы составляют важную информацию, тогда  кадровые работники обязаны составить по утвержденной форме внутреннюю опись, которая имеет свою отдельную нумерацию. Перед тем, как сдавать дело работника в архив на хранение, необходимо отметить на отдельном листе-заверителе точное количество листов, которые наполняют опись.

Личное дело должно формироваться индивидуально на каждого сотрудника. Разрешается в момент подготовки к сдаче на хранение в архив группировать личные дела в соответствующее оформление. Именно здесь должны храниться сведения о входящих в эту группу дел конкретных работников с внесением их фамилии, номера каждого листа в отдельности дела, дабы облегчить его поиск в случае необходимости. Каждое личное дело лучше всего прошить, чтобы оно выглядело как самостоятельный том на конкретного служащего.

Порядок оформления бумаг

Когда происходит оформление, вся необходимая информация должна быть обязательно отражена на титульной странице личного дела:

• начинаться личное дело должно с ФИО конкретного работника, занесенного в именительном падеже;
• документ предполагает внесения нескольких вариантов ФИО сотрудника. В любом случае они должны быть отражены в названии личного дела;
• если дела будут группироваться в составе общего тома, то в таком случае необходимо добавлять те заглавные буквы, с которых пишется фамилия сотрудников, тех, которые будут представлять этот том;
• соблюдая юридическую сторону нормативных актов необходимо проставлять такие же крайние даты, как в приказах-оригиналах об увольнение и зачислении на работу, в большинстве организаций крайними датами становятся даты приема и увольнения с работы, хотя такой подход не верный;
• личное дело может содержать документы, которые датируются ранней датой, чем та, которая значится в приказе о взятии сотрудника на работу;
• личные дела работников хранятся на протяжении 75 лет, директоров – вечно. В этом варианте возраст не играет роли, а отсчет начинается с его увольнения;
• обязательным условием является фиксация количества страниц дела.

В данной статье предоставлены все документы, которые необходимо включить в оформление личного дела каждого сотрудника, а также рассмотрены все требования, которые предъявляются к  формированию, оформлению и хранению личного дела.